Werkzaamheden digitaliseren: wat is er op kantoor nodig?

Boek Digitalisering in de afvalindustrie planner VLK digitaal plannen PieterBas Automatisering standaard afvalsoftware

Sneller en makkelijker werken. Dat zijn twee van de voordelen als bedrijven in de afvalindustrie de werkzaamheden op kantoor digitaliseren. Ze maken daardoor een efficiëntieslag om zo kosten te besparen. Tegelijkertijd kunnen ze meer doen met dezelfde mensen. Per saldo levert dat een omzetverhoging op zonder extra investering. Afvalinzamelaars en –verwerkers kunnen op kantoor twee belangrijke taken digitaliseren: plannen en administreren. Behalve dat kunnen klanten ook orders zelf plaatsen. Maar wat hebben bedrijven daarvoor op kantoor nodig?

>> Foto: plannen is een van de werkzaamheden die afvalbedrijven op kantoor kunnen digitaliseren. Meer weten? Lees dan: ‘Wat is digitalisering in de afvalindustrie? Antwoorden op de meest gestelde vragen’.

Wat is er nodig om digitaal orders te plaatsen?

Bedrijven kunnen ervoor kiezen dat klanten zelf orders plaatsen. Zij loggen daarvoor in op een webportal, een website die data uitwisselt met de software op kantoor. Die connectie moet er zijn. De klant kan dan alleen opdrachten opgeven voor de containers die bij hem zijn geplaatst. Deze opdrachten worden automatisch doorgezet naar de planning. Vandaar uit kan de planner de orders digitaal inplannen.

Wat is er nodig om digitaal te plannen?

Om digitaal te plannen is er op kantoor een server nodig, speciale software en een internetverbinding. Houd bij de internetverbinding rekening met de snelheid waarmee het dataverkeer wordt verzonden. Als gegevens te traag worden uitgewisseld, kan dat het planningsproces vertragen. Voor de planner is het prettig als hij met meerdere schermen kan plannen. Daardoor heeft hij continu een goed overzicht van de beschikbare middelen en de uit te voeren taken. Op het linkerscherm staan bijvoorbeeld alle orders van die dag, de status van de orders en de situatie per auto. Op het andere scherm staat bijvoorbeeld een kaart met de locaties van alle wagens.

Wat is er nodig om digitaal te factureren?

Bedrijven die digitaal werken, kunnen met hun speciale afvalsoftware ook digitaal factureren. Verder hebben ze boekhoudsoftware nodig om die facturen te verwerken, voor het debiteurenbeheer en om btw-aangifte te doen. Houd bij de internetverbinding ook hier –net als bij digitaal plannen– rekening met de snelheid van het dataverkeer. Als die te laag is kan dat het administratieve proces onnodig vertragen.

Wat is er nodig om documenten digitaal te versturen?

Bij digitaal plannen en digitaal factureren worden documenten digitaal verstuurd: de elektronische begeleidingsbrief (EBA), de weegbon en de factuur. De EBA wordt automatisch in de order meegestuurd naar de chauffeur. De digitale weegbon wordt na het digitaal wegen automatisch naar alle betrokken partijen gemaild. De digitale factuur wordt pas per mail verstuurd als deze door de speciale afvalsoftware is gecontroleerd en aangemaakt. Voor zowel het versturen van de digitale weegbon als digitale factuur is een mailserver nodig.

Zijn er nog specifieke aandachtspunten?

Ja, let er bijvoorbeeld bij alle software op dat met de laatste versie wordt gewerkt of in elk geval een versie die door de leverancier nog wordt ondersteund. Dit geldt zowel voor de speciale afvalsoftware als de operating software, zoals Microsoft Server en SQL Server. Bedrijven zijn er daardoor van verzekerd dat ze altijd up-to-date zijn. Een ander aandachtspunt is de beveiliging van software en het maken van back-ups. Voor zo ongeveer alle afvalinzamelaars en -verwerkers is het ICT-systeem en de software de ruggengraat van hun bedrijf. Als dat niet werkt, liggen bedrijfsprocessen stil. Door regelmatig back-ups te maken, wordt een eventueel verlies van gegevens sterk beperkt en kan een bedrijf ook na een storing weer snel verder werken. Het is verstandig een calamiteitenplan op te stellen of om hiervoor een gespecialiseerd bedrijf in te schakelen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over digitalisering. Lees dan ‘‘Digitalisering in de afvalindustrie’. Het boek beschrijft wat bedrijven in de afvalindustrie kunnen digitaliseren, hoe dat in de praktijk werkt en wat de voordelen zijn voor de planner, chauffeur, weegmeester en administrateur. Het boek is te koop bij Bol.com. Klik hier om te bestellen.

Wilt u weten hoe u met de standaard afvalsoftware van PieterBas ook uw operationele afvalprocessen kunt digitaliseren? Neem dan contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *