Digitaal factureren

Met de PieterBas-software kunnen bedrijven in de Nederlandse afvalindustrie behalve op papier ook digitaal factureren. Dit biedt een scala aan voordelen: het is gemakkelijker, minder werk, milieuvriendelijk én bovendien véél goedkoper. Hierdoor kunnen facturen ook frequenter verstuurd worden, waardoor u ook nog eens eerder betaald krijgt.

De PieterBas-Software kent twee vormen van digitaal factureren:


Bart Punselie, PieterBas Automatisering
‘Digitaal factureren verdient zich heel snel terug. Zo zijn er geen inkt, papier en postzegels meer nodig. Daarnaast neemt de handling sterk af omdat een e-factuur niet meer hoeft te worden gevouwen en ingestoken en niet meer apart administratief hoeft te worden verwerkt en gearchiveerd. Wanneer je rekent met 66ct porto, 34ct voor drukwerk (één brief met envelop) en 15ct per factuur voor de handling, levert digitaal factureren bij 500 facturen per maand al een besparing op van ruim € 7.000,00 per jaar! En bij 1.000 verstuurde facturen per maand  is dit al ruim € 13.000,00!’


 

PDF-facturen (digitale afdrukken versturen)

De bekendste vorm van digitaal facturen is op basis van PDF. De gegenereerde factuur wordt samengevoegd met een huisstijl-template tot een PDF-factuur. Deze PDF-factuur kan volautomatisch per e-mail verstuurd worden naar de klant. U bespaart hiermee het drukwerk, de handling (printen en insteken) en natuurlijk de porto.

 

UBL-facturen (standaard bestanden versturen)

Met de UBL Facturen van PieterBas Automatisering worden digitale factuurregels als bestand verstuurd om rechtstreeks geautomatiseerd ingelezen te worden in het ICT-systeem van de klant en automatisch geboekt. Uw facturen hoeven daardoor door de klant niet meer handmatig te worden ingevoerd. Dat scheelt niet alleen tijd en geld, maar gaat ook sneller én er worden minder fouten gemaakt.


SITA/SUEZ ontvangt graag UBL-facturen
SUEZ Recycling and Recovery Netherlands verstuurt zelf ook e-facturen en wil om meerdere redenen graag UBL-facturen ontvangen, blijkt uit een toelichting van Luc Kazen van de afvalverwerker. ‘De kwaliteit van de informatie-uitwisseling met de leverancier is met UBL-facturen beter.’

Daardoor is er volgens hem minder kans op (invoer)fouten in de factuurverwerking. ‘Ook gaat de factuurverwerking sneller waardoor de factuur eerder door SUEZ Recycling and Recovery Netherlands  is geregistreerd en sneller kan worden behandeld. Ook bieden UBL-facturen de mogelijkheid om line item data in te lezen plaats van header data. Dit heeft als voordeel dat line items automatische kunnen worden gematcht.’


 

Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language, een taal die in bestandsvorm de inhoud van een elektronische factuur weergeeft. Deze zogeheten open standaard is een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaard bestandsformaat. Hierdoor kan elk ICT-systeem dat met de standaard werkt makkelijk digitale facturen met een ander programma uitwisselen.

De UBL-factuur komt niet in de plaats van de PDF; beide bestandsformaten worden samen verstuurd. OMRIN verstuurt bijvoorbeeld op deze manier al facturen naar klanten.

Voordelen
Digitaal factureren biedt primair voordelen voor het bedrijf dat de nota verstuurt. Voorbeelden daarvan zijn sneller kunnen factureren, minder handling en terugdringen van het papiergebruik. Een UBL-factuur biedt ook de ontvanger veel voordelen, zoals het niet meer handmatig hoeven in te boeken van inkoopfacturen. Dat scheelt tijd en fouten.

Naast elkaar
Met de PieterBas-software kunnen in dezelfde factuurrun alle vormen van factureren naast elkaar worden gebruikt. Bijvoorbeeld een papieren nota samen met een PDF, een PDF in combinatie met een UBL-factuur of alle drie de mogelijkheden. Zo kan maatwerk worden geleverd voor de facturen die elke individuele klant ontvangt. Een prachtige service!