Digitalisering

Met de standaard PieterBas Software kunt u het complete afvalmanagement automatiseren en digitaliseren. Alle communicatie vindt geautomatiseerd plaats en alle formulieren zijn digitaal. De PieterBas-software beslaat het totale traject:

  1. Aanmelden order via online platform
  2. Inplannen orders op auto’s
  3. Communicatie tussen planner en chauffeur
  4. Elektronische begeleidingsbrief
  5. Onbemand wegen met digitale weegbon
  6. Order afhandelen op de wagen
  7. Digitaal factureren

Digitaal orders aanmelden en inplannen op de auto’s

Afzetcontainer Inzameling ontainer-Pieter-Bas-AutomatiseringKlanten die een opdracht hebben voor een nieuwe afzetcontainer of een containerwissel plaatsen de order via een online portal dat is gekoppeld aan het planningssysteem. Daarbij wordt de standplaats (het adres) ingevoerd en het containertype. Met een klantnummer en wachtwoord kunnen klanten op elk moment hun ingevoerde orders online volgen.

Als alle opdrachten in het systeem staan, kan de planner de orders razendsnel per vrachtwagen inplannen. Het systeem heeft ingebouwde controles, er wordt automatisch een signaal afgegeven als de ingevoerde gegevens afwijken of als er foutieve informatie wordt ingevoerd.

Digitaal met de chauffeur communiceren 

De chauffeur en planner communiceren real time met elkaar. Daardoor weet de planner op elk moment welke order wordt afgehandeld en wat de status is. Ook  kan de man op de wagen zonder dat er een papiertje aan te pas komt, bijzonderheden aan kantoor doorgeven. Via boordcomputer, tablet of smartphone meldt hij bijvoorbeeld drie extra zakken die mee zijn gegaan zodat die ook gefactureerd kunnen worden.

Elektronische begeleidingsbrief

Met de PieterBas-software kan ook snel en  makkelijk het elektronische begeleidingsbrief voor een afzetcontainer binnenhalen worden binnengehaald op de tablet, smartphone of boardcomputer. Daardoor zijn op de wagen geen stapels papieren geleidebiljetten meer nodig. Fouten als zoekraken of extra werk om aanvullende gegevens in te moeten vullen, behoren daarmee tot het verleden.

Op het moment dat de chauffeur een order in zijn opdrachtenlijst selecteert, vult het systeem volautomatisch een elektronische begeleidingsbrief in met daarop alle gegevens die verplicht zijn in het kader van de AMvB. Om de elektronische begeleidingsbrief binnen te halen, hoeft de chauffeur alleen maar te klikken op een link in het bericht dat hij per email van de planning heeft ontvangen. Daarbij zit ook een pdf van het ingevulde begeleidingsbrief ‘oude stijl’.

Automatisch digitaal wegen en digitale weegbon

Als de chauffeur de digitale begeleidingsbrief op de wagen binnenhaalt, vindt bij de verwerker automatisch een vooraanmelding plaats. Het weegsysteem ontvangt vooraf onder meer het kenteken van de vrachtwagen, de afvalstroom en het ordernummer van de planning. Als de chauffeur bij de weegbrug arriveert, kan hij op twee manieren wegen:

Met de weegautomaat:
De chauffeur biedt zijn pasje aan bij de weegautomaat aan. Op het display verschijnt automatisch een overzicht van de orders van die dag. Door de betreffende opdracht aan te klikken, geeft de chauffeur de weegopdracht. De vracht wordt daarna automatisch gewogen, het gewicht opgehaald en in het systeem aan de order gekoppeld.

Met de WeegApp:
De chauffeur kiest in de app de weegbrug waarmee hij z’n lading wil wegen. Ook selecteert hij het afvalstroomnummer of het ordernummer dat bij de weging hoort. Na het wegen van de lading berekent de WeegApp automatisch het gewicht en wordt de weegbon per e-mail naar de klant gestuurd.

Het weegsysteem van de verwerker zorgt ervoor dat de digitale begeleidingsbrief compleet wordt gemaakt met datum en gewicht. Het systeem maakt automatisch een weegbon aan en koppelt de weeggegevens tegelijkertijd Deze automatisch met het systeem van de planner.

Digitaal factureren

Als de chauffeur zijn order heeft afgehandeld, worden ze automatisch klaargezet voor controle op de administratie. Indien nodig wordt een order eerst compleet gemaakt; de extra kosten die moeten worden gefactureerd, worden op dat moment ingevoerd, zoals het meenemen van drie zakken restafval die naast de container stonden.

Na controle van een order worden de digitale factuurregels berekend; .per regel worden de bedragen die gefactureerd zullen gaan worden (de opbrengsten) weergegeven. Met de handige controle-scripts van de PieterBas-software kunnen grote aantallen orders snel en adequaat worden gecontroleerd, daarna kan de factuur definitief worden gemaakt en digitaal worden verstuurd. Het meesturen van bijlagen is niet meer nodig omdat deze klanten in het voorgaande proces alle documenten al automatisch toegestuurd hebben gekregen.

Wilt u meer weten over digitalisering en automatisering met PieterBas? Lees dan de serie posts die zijn gepubliceerd op het PieterBas-blog:

Digitaal orders aanmelden, digitaal plannen
Digitaal met de chauffeur communiceren
Het digitale begeleidingsbiljet
Automatisch digitaal wegen
Orders afzetcontainers makkelijk digitaal factureren