Volop ontwikkelingen digitale begeleidingsbrief bij Pieter Bas

Het gaat razendsnel met de doorontwikkeling van de digitale begeleidingsbrief. Na de pressure cooker-bijeenkomst waarin afspraken zijn gemaakt over de open standaard, zijn de  softwareleveranciers nu volop bezig om de nieuwe protocollen in hun digitale begeleidingsbrieven te verwerken.

‘Na de zomer kan dan in de afvalketen worden gewerkt met de digitale begeleidingsbrief op basis van de open standaard‘, vertelt Pieter Bas Buskens van het in afvalsoftware gespecialiseerde Pieter Bas Automatisering.’ Dat is niet het enige dat is veranderd. Wij geven u een update van de laatste stand van zaken.

Integratie met boordcomputer
‘We zijn volop met meerdere ontwikkelingen bezig’, zegt Pieter Bas Buskens, ‘waaronder een verdere integratie met de boordcomputer. Het samen met de digitale begeleidingsbrief uitwisselen van ordergegevens is een van de belangrijke ontwikkelingen van dit moment. Het gaat om aanvullende informatie’, legt hij uit, ‘zoals het containernummer en het gewicht.’

Daarvoor wordt de software nu aangepast, maakt Buskens duidelijk. ‘De digitale begeleidingsbrief kan al op een boordcomputer worden binnen gehaald, maar daarbij ontbreekt nu nog de integratie met de eigen orderdata, zowel op de boordcomputer zelf als in het back end-systeem. Dat heeft een beperking’, blijkt uit zijn toelichting. ‘Digitale begeleidingsbrieven en ordergegevens moeten daardoor apart in het systeem worden behandeld. Dat kan efficiënter.’

Door de integratie waar nu aan wordt gewerkt, kan die extra handeling achterwege blijven. ‘De integratie heeft nog een voordeel’, zegt hij. ‘De informatie die eerst op de onderkant van het papieren begeleidingsbiljet werd genoteerd, kan nu ook als digitale notitie worden meegezonden.’

Klanten sneller bedienen
De informatievoorziening wordt hierdoor veel sneller, noemt Buskens als belangrijk voordeel. ‘De chauffeur heeft nu alle informatie in één keer ter beschikking. En weeggegevens zijn bijvoorbeeld na de weging direct beschikbaar. Hierdoor kan er ook veel sneller en efficiënter worden gewerkt. Zo gauw de vrachtwagen over de weegbrug is, kan bij wijze van spreken de factuur al worden aangemaakt en verstuurd.’

Geheel papierloos inzamelen
Een andere belangrijke ontwikkeling die Buskens met betrekking tot de digitale begeleidingsbrief noemt, is het kunnen combineren van meerdere digitale documenten. ‘We hebben er door een verdergaande afstemming voor gezorgd dat bedrijven digitaal de opdrachtbon, begeleidingsbrief, weegbon en factuur in combinatie met elkaar kunnen gebruiken.’

Omdat alles digitaal gaat, is er nergens meer een papiersnipper te bekennen, zegt hij. Dat heeft niet alleen als voordeel dat bedrijven helemaal papierloos kunnen rijden. ‘Ook kunnen ze daardoor hun klanten geheel papierloos bedienen. Daarmee spelen ze in op de tendens om efficiënt en kosteneffectief te werken. De digitale formulieren van Pieter Bas zijn daarbij een essentieel hulpmiddel.’

Baetsen Groep digitaliseert alle formulieren
Door digitalisering van alle formulieren in de afvalinzameling en -verwerking kunnen processen efficiënter worden ingericht en meer worden gestroomlijnd. Daardoor biedt Pieter Bas bedrijven een geïntegreerde totaaloplossing, zoals bijvoorbeeld bij de Baetsen Groep. ‘We gaan de transportbon/begeleidingsbrief, de weegbon en de facturen digitaliseren’, vertelden Tom Bazelmans en Jack Sillekens van het bedrijf eerder tegen het Pieter Bas-blog.

De efficiëntie van digitalisering vertaalt zich voor het bedrijf onder meer in minder handling’, blijkt uit hun verhaal. ‘Dat is belangrijk, omdat we daardoor niet alleen kosten kunnen reduceren, maar vooral ook tijd kunnen besparen. Tijd die we beter kunnen besteden om het serviceniveau aan onze klanten te verbeteren, bijvoorbeeld door ze sneller bedienen. Denk daarbij  aan het direct digitaal kunnen afgeven van de weeggegevens per locatie. Digitalisering biedt verder als voordeel dat we veel papier besparen en daarmee het milieu ontzien, nu printen we elke dag nog zo’n 700 formulieren, goed voor 100 dozen per maand ‘

Baetsen voert het digitaliseren van de documenten in de afvalinzameling en -verwerking gefaseerd in. ‘We beginnen met de weegbonnen en de facturatie‘, maken Bazelmans en Sillekens duidelijk. ‘Deze documenten kunnen volgens hen relatief eenvoudig binnen de bestaande processen worden gedigitaliseerd. Daarna volgen de opdrachtbonnen en digitale begeleidingsbrieven. Behalve dat hiervoor een integratie met de boordcomputers in alle vrachtwagens nodig is, verandert ook de werkwijze van de planners en de chauffeurs. Daarom nemen we daar wat meer tijd voor.’

Onomkeerbaar
Hoewel de digitale begeleidingsbrief nog relatief nieuw is in de Nederlandse afvalindustrie, is de ontwikkeling niet meer te stoppen, weet Pieter Bas Buskens inmiddels uit de praktijk. ‘Dit geldt voor de digitalisering van documenten en informatiestromen in het algemeen. Binnen enkele jaren zullen papieren documenten een zeldzaamheid zijn’, voorspelt hij. ‘Een goede ontwikkeling voor de industrie zelf én voor het milieu.’

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *