Snel en makkelijk digitaal factureren in vijf praktische stappen

digitaal-factureren-pieterbas-automatisering

Snel en makkelijk digitaal factureren. Dat kan met de standaard afvalsoftware van PieterBas Automatisering. Nota’s voor bijvoorbeeld afvalinzameling of -verwerking, worden automatisch vanuit PieterBas verstuurd. Met als voordelen dat de handling afneemt en het het mes in de papierberg kan. Dat scheelt tijd en daarmee kosten. Omdat het facturatieproces minutieus wordt  uitgevoerd en gecontroleerd, neemt bovendien de foutkans afneemt.

De voordelen van digitaal factureren:
– Makkelijk en sneller en zo tijd en kosten besparen
– Papieren en digitale factuur zijn gelijk gesteld
– Meer controlemogelijkheden en daardoor minder kans op fouten
– Minder handling en archiveren
– Digitaal factureren is beter voor het milieu
– Klantgericht: papieren en digitale factuur in een run combineren

1: boeken en verwerken

Alle uitgevoerde orders worden aan de hand van de weeg- en transportbonnen door de administratie gecontroleerd. Eventueel kunnen ze handmatig worden aangevuld, bijvoorbeeld met de ingezamelde hoeveelheden afval, uren of kilometers van het materieel. De PieterBas-software geeft hiaten of afwijkingen aan. Het systeem haalt zo veel voorkomende fouten er automatisch uit. Zo wordt bijvoorbeeld bij het boeken van afvoerorders ook gecontroleerd of containers daadwerkelijk zijn geplaatst. Ook kan het systeem automatisch controleren of er aan een order of weegbon tarieven zijn gekoppeld. Wanneer alles juist en compleet is, kunnen de orders definitief worden geboekt en verwerkt. Deze gegevens vormen niet alleen de basis van de facturering maar ook van de meldingen aan het LMA en de rapportages voor het management.

2: factuurruns berekenen

Op basis van de set geboekte en verwerkte orders worden de opbrengst- en factuurregels berekend. Basis hiervoor zijn de in de PieterBas-software geregistreerde tarieflijsten, algemeen of op het niveau van relatie, weegcontract of standplaats. Aan de hand hiervan berekent het systeem automatisch het bedrag op de factuur. De berekening van factuurregels kan eventueel in delen worden uitgevoerd, in zogeheten runs. In deze factuurruns kunnen groepen klanten en activiteiten per periode worden gebundeld om samen te worden gefactureerd. Zo kunnen bijvoorbeeld alle ‘grote klanten’ wekelijks worden gefactureerd en alle kleinere maandelijks. Of kan de huur maandelijks worden gefactureerd, terwijl de kosten van afvalverwerking direct in de week na afvoer worden gefactureerd.

3: proef- en definitieve factuur

In de volgende fase wordt eerst een proeffactuurrun gemaakt. Getest wordt of de berekende orders en bonnen kunnen worden gefactureerd. Dit biedt nog een extra controleslag om eventuele fouten te herstellen en correcties door te voeren vóórdat de factuur definitief wordt verstuurd. Hoewel het nog proeffacturen zijn, biedt dit de volledige functionaliteit van de definitieve facturering. Niet alleen kunnen alle facturen worden bekeken, maar ook alle factuurbijlagen en zelfs de exportbestanden zoals die zouden worden klaargezet voor de financiële administratie. Als de proeffactuur goed is bevonden, kan de run definitief worden gemaakt. De definitieve factuur wordt automatisch door het systeem gegenereerd. Op dat moment worden de definitieve factuurdatum en factuurnummer aan de nota toegevoegd. Hierna kan de factuur worden verstuurd en de export naar het financiële pakket plaatsvinden. Correctie op de factuur kan na deze fase alleen nog via een creditnota.

4: papieren en digitale factuur combineren

Beginnen met digitaal factureren is heel makkelijk. Met een digitale scan van het briefpapier en het e-mail-adres van één enthousiaste klant is een bedrijf al up-and-running. Starten kan al met één klant. Een ‘vinkje’ bij de betreffende debiteur volstaat. Die krijgt in het vervolg dan de factuur en de bijlage(n) digitaal op het opgegeven e-mailadres. Zijn er in de loop van de tijd meer klanten die graag de factuur digitaal ontvangen? Dat kan door ook die naam aan te vinken en het e-mailadres toe te voegen. Daarna wordt de eerst volgende factuur digitaal verzonden. Aan het facturatieproces verandert niets. Als de facturen gemaakt zijn, kunnen ze met één druk op de knop tegelijk verstuurd worden. Ook is een zogeheten gemixte factuurrun mogelijk. Digitaal factureren en het per post verzenden van facturen kan daardoor naast elkaar bestaan. Ook kan een factuur per e-mail en post worden verstuurd.

5: doorboeken naar financiële administratie

Wanneer een factuur per post of email is verstuurd, moet deze worden verwerkt in de financiële administratie. Hiervoor worden in de praktijk verschillende boekhoudpakketten gebruikt van diverse aanbieders. Door te koppelen met deze softwarepakketten kunnen bedrijven in de Nederlandse afvalindustrie snel en makkelijk factureren administreren. PieterBas Automatisering heeft  in de loop der jaren al veel koppelingen gerealiseerd, onder meer met Exact, AFAS, AccountView, Navision, en SAP r3.

Lees ook:
Digitaal factureren: het wettelijke kader
Digitaal factureren levert aanzienlijke besparing op
De 7 voordelen van digitaal factureren

Meer weten?

Wilt u meer weten over de standaard afvalsoftware van PieterBas of over digitaal factureren? Bart Punselie kan u daarover informeren. Hij is bereikbaar op telefoon: (024) 3585820 en e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen? Volg PieterBas dan op TwitterLinkedIn of Facebook.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *