Papierwerk verdwijnt voor chauffeur door digitale uitwisseling orderinformatie

Geen papierwerk door digitale uitwisseling orderinformatie EBA mobiel werken onbemand wegen papierloos rijden PieterBas Automatisering

Altijd de juiste formulieren aan boord, geen onnodig schrijfwerk, minder kans op fouten en na het uitvoeren van alle orders niet langs kantoor hoeven om documenten in te leveren. Het zijn zo maar een paar voordelen van het digitaal uitwisselen van orderinformatie tussen de backoffice en de tablet of boordcomputer in de cabine. Omdat daarmee al het papierwerk verdwijnt, kan de chauffeur zo veel makkelijker werken. Behalve dat dat tijd en daarmee werk scheelt, hoeft hij zich ook niet meer af te vragen of hij het juiste geleidebiljet bij zich heeft. Dat gaat automatisch met elke order mee.

Veel extra werk

Opdrachtenbonnen, een rittenstaat en geleidebiljetten voor meerdere orders. Chauffeurs die ’s morgen van de werf vertrekken om hun opdrachten uit te voeren krijgen van kantoor een flinke stapel papier mee, weet verkoopadviseur Frank Dusée van PieterBas Automatisering. ‘De opdrachtenbonnen vermelden wat de chauffeur per order moet doen, het adres, eventueel een afvalstroomnummer en een opmerking. Op de rittenstaten staat ook weer wat een chauffeur moet doen, verder voor wie, waar, en het tijdstip. Op het geleidebiljet tenslotte staan bekende zaken, zoals het afvalstroomnummer, transporteur, ontdoener en het gewicht als de vracht is gewogen. Veel informatie en allemaal op papier. Dat bezorgt de chauffeur veel extra werk’, concludeert Dusée ten overvloede.

Schrijfwerk voor chauffeur

‘De chauffeur moet door al het papier er bijvoorbeeld continu voor zorgen dat de juiste documenten bij elkaar blijven, zoals de weegbon bij een opdrachtbon van een order. Ook levert al dat papier nogal wat schrijfwerk op,’ ziet hij regelmatig in de praktijk. ‘Als er bijvoorbeeld gedurende de dag een order bijkomt, moet hij die er zelf op de rittenstaat bijschrijven en soms zelfs ook nog een aparte opdrachtbon met de hand invullen. Het doorgeven van eventuele opmerkingen gaat ook via het papier. Zo zet de chauffeur bijvoorbeeld op de opdrachtbon dat hij een extra zak puin heeft meegenomen die naast de container stond. Hij kan daar ook een situatiefoto van maken. Al is dat wel weer extra werk omdat de chauffeur er voor moet zorgen dat die foto bij de juiste order op kantoor komt.’

Makkelijker digitaal werken

Al dat papier- en schrijfwerk vervalt als informatie digitaal wordt uitgewisseld tussen het ICT-systeem op kantoor en de tablet of boordcomputer van de chauffeur. ‘Het papier gaat daarmee uit de cabine’, zegt Dusée. De opdrachtenlijst wordt digitaal naar de wagen gestuurd en met elke order gaat automatisch de EBA mee, de elektronische begeleidingsbrief afval. Het voordeel van de EBA is dat op basis van een open standaard gegevens worden uitgewisseld in de afvalketen. Dit gaat een stap verder dan het per mail versturen van een digitaal document in de vorm van een PDF. Met deze zogeheten ketenintegratie is ook de communicatie gedigitaliseerd. Er gaat bijvoorbeeld automatisch een vooraanmelding naar de verwerker waardoor de vracht op de weegbrug vooraf al bekend is. Na het wegen, worden alle weeggegevens ook weer automatisch teruggemeld aan alle partijen in de keten.’

Al het papier uit de wagen

Door digitalisering wordt het werken er voor de chauffeur een stuk makkelijker op, weet Dusée. Die hoeft bijvoorbeeld niet meer te hannesen met formulieren. Ook heeft hij de zekerheid dat hij steeds de juiste gegevens bij zich heeft. Al ziet hij die dan wel op het scherm van z’n tablet of boordcomputer. Dat scheelt tijd en daardoor werk. Ook verdwijnt het schrijfwerk waardoor de kans op fouten kleiner is. Omdat er geen papier meer in de cabine is, kunnen documenten ook niet meer zoekraken. En de chauffeur hoeft aan het einde van de dag niet meer naar kantoor om het papier in te leveren. Ook dat is een niet onbelangrijk voordeel van het digitaal uitwisselen van gegevens tussen het kantoor en de wagen.’

Meer weten?

Wilt u ook weten wat  de voordelen van digitalisering? Lees dan de post op het PieterBas-blog: digitaal gegevens uitwisselen backoffice en chauffeur: order altijd compleet. Of neem contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas dan op TwitterLinkedIn of Facebook en blijf op de hoogte van al het nieuws over digitalisering en mobiel werken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *