Orders containers efficiënt digitaal aannemen en plannen

Digitaal aanmelden webporta; wissel afzetcontaner digitaal plannen PieterBas Automatisering

Orders niet meer met de hand invoeren. Dat kan doordat klanten opdrachten voor een containerwissel of lediging van een rolcontainer zelf aanmelden via een online portal. Orders komen automatisch in het planningssysteem van PieterBas waarna de planner ze makkelijk aan de juiste wagen toe kan wijzen. Ook bij veranderingen en spoedorders. Digitale orderaanname en plannen scheelt bedrijven in de afvalindustrie daardoor veel werk en tijd waardoor ze kosten besparen. Behalve dat kunnen ze flexibeler werken en de service aan hun klanten vergroten.

Wilt u ook weten hoe u spoedorders snel en makkelijk kunt afhandelen? Lees dan deze post op het PieterBas-blog.

Elke wijziging is extra werk

Een berg aan papier. Zo laat het werk van planner Kees zich het beste omschrijven. Op z’n bureau ligt een stapel met nieuwe orders, spoedklussen en gewijzigde opdrachten. Alles voer ik eerst handmatig in het systeem in, legt hij uit. Hij is al een tijdje in de weer om de orders voor de chauffeurs te sorteren en voor de volgende dag in te plannen op de juiste auto’s. Bij die werkzaamheden hoort ook het printen van alle formulieren, zoals het geleidebiljet. Dat kost niet alleen veel tijd, maar als hij op het laatste moment nog een wijziging binnenkomt, moet hij veel wijzigen.  Tussendoor heeft de planner ook nog contact met de chauffeur op de wagen. Kees heeft net telefonisch een nieuwe order voor een containerwissel doorgekregen. Hij wil weten of de chauffeur tijd heeft dat klusje even tussendoor te doen. Die is in de buurt van het adres en gaat met de order aan de slag. Het geleidebiljet vult de chauffeur zelf in. Met het risico op fouten en torenhoge boetes bij controle onderweg, zegt Kees.

Zelf order plaatsen

Hoe anders is het voor de collega’s van Kees bij andere bedrijven die al dat werk digitaal doen. ‘Klanten plaatsen zelf een order voor een containerwissel of lediging van een rolcontainer via onze webportal die is gekoppeld aan het planningssysteem’, zegt verkoopadviseur Frank Dusée van PieterBas. ‘Ze voeren de standplaats in en het containertype. Met een klantnummer en wachtwoord kunnen klanten op elk moment hun ingevoerde orders online volgen. De opdrachten komen automatisch in PieterBas waarna de planner de orders razendsnel per vrachtwagen kan inplannen. Door de integratie van de webportal met de PieterBas-software voert de klant altijd de juiste gegevens in. Die kan alleen orders voor wisselingen of ledigingen aanmelden voor containers die bij hem zijn geplaatst. Dat vermindert de kans op foute invoer en daarmee op onnodig extra werk.’

Order helemaal mobiel afhandelen

Na het inplannen van de orders, genereert het systeem per chauffeur een digitale rittenlijst die automatisch naar zijn tablet-boordcomputer wordt gestuurd, inclusief de aantekeningen die eerst op de orderbon of opdrachtenlijst werden gezet. ‘Digitaal werken heeft een groot voordeel’, zegt Dusée. ‘Bij wijzigingen of spoedorders kan de planning direct de orders aanpassen en makkelijk naar de wagen sturen, inclusief de elektronische begeleidingsbrief afval (EBA). De chauffeur handelt zelf de order onderweg mobiel af met de boordcomputer-app op z’n tablet; van starten opdrachten tot en met onbemand wegen met de WeegApp en het gereed melden van de opdracht. Daarmee is ook de communicatie met de planning gedigitaliseerd.  Zonder dat er een papiertje aan te pas komt, kan de chauffeur met zijn tablet-boordcomputer bijzonderheden aan kantoor doorgeven. Die digitale opmerking gaat automatisch naar de planning, bijvoorbeeld een klant die twee autobanden op de container heeft gelegd die ook moeten worden gefactureerd. Ook kan de chauffeur van de situatie een foto maken die automatisch wordt gekoppeld aan de order. De planning, tablet-boordcomputer en WeegApp zijn volledig geïntegreerd. Daardoor wordt data als het gewicht, containernummers, een handtekening of situatiefoto,  direct uitgewisseld tussen de wagen en de backoffice. Omdat de administratie daardoor up-to-date is, wordt er altijd op basis van juiste gegevens gefactureerd.’

Voordelen digitale orderaanname en plannen:

  • Order via webportal automatisch in planning PieterBas: daardoor minder telefoontjes, rust op de planning
  • Service verhoging: klant kan orders op elk moment doorgeven
  • Orders met dag en drop makkelijk en snel inplannen en toewijzen aan juiste wagen
  • Alle orders naar tablet-boordcomputer van de wagen, inclusief bijbehorende digitale documenten, zoals de EBA
  • Wijzigingen en spoedorders snel en makkelijk doorvoeren
  • Integratie planning en tablet-boordcomputer: daardoor data, zoals gewicht, containernummers, handtekening en situatiefoto, snel uitwisselen met de backoffice
  • Flexibeler werken: daardoor service aan klanten vergroten

Meer weten?

Wilt u meer weten over de PieterBas-software, het mobiel afhandelen van orders of onbemand wegen? Kijk dan op de pagina ‘Wat leveren wij’. Of neem contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820, e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook  en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *