Orders afzetcontainers makkelijk digitaal factureren (5)

Snel en makkelijk facturen administreren en versturen voor afgehandelde afzetcontainers. Dat kan met de digitale afvaldocumenten van PieterBas Automatisering. Daarmee kan alles worden gedigitaliseerd: van het aanmelden van orders, plannen, de opdrachtenlijst, het geleidebiljet, wegen en factureren. Behalve dat er daardoor een massa aan papierwerk op kantoor achterwege kan blijven, is ook het eindeloos zoeken in ordners naar een kopie van een factuur verleden tijd. Die is eenvoudigweg met een simpele druk op de knop in het systeem op te vragen.

In deel 5 van de serie over afzetcontainers nieuwe stijl: digitaal factureren

Lees ook:
Deel 1: digitaal orders aanmelden, digitaal plannen
Deel 2: digitaal met de chauffeur communiceren
Deel 3: het digitale begeleidingsbiljet
Deel 4: automatisch digitaal wegen

Digitaal factureren
Aan het einde van de dag komen alle chauffeurs terug op kantoor en geven ze alle bonnen aan Elly die ze verwerkt zodat er kan worden gefactureerd. Dagelijks worstelt ze met stapels papier die daarna ook nog eens in ordners gedaan moeten worden. Als ze wat moet terugzoeken, of een factuur moet controleren, kan ze soms tijden in orders bladeren om de juiste bon of prijsafspraak terug te vinden. Controle vindt plaats aan de hand van stapels proeffacturen. Tot slot worden door Elly de definitieve facturen uitgeprint, handmatig samengevoegd met opdrachtbonnen, geleidebiljetten en andere bijlagen en vervolgens ingestoken en per post verzonden.

Fout snel herstellen
In de nieuwe digitale wereld worden orders nadat ze door de chauffeur zijn afgehandeld, automatisch klaargezet voor controle op de administratie. Indien nodig wordt een order eerst compleet gemaakt; extra kosten die moeten worden gefactureerd, worden op dat moment ingevoerd. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om wachttijden of de extra kosten voor het meenemen van de drie zakken restafval die naast de container stonden. Als een order gecontroleerd is en compleet gemaakt worden de digitale factuurregels berekend. Per regel worden de bedragen die gefactureerd zullen gaan worden (de opbrengsten) weergegeven. Bij twijfel kan de administratie ‘inzoomen’ op de onderliggende prijsafspraken of op de (weeg)bonnen. Een fout is zo snel gevonden en hersteld. De handige controle-scripts waarmee de PieterBas-software is uitgerust, maken het mogelijk grote aantallen orders snel en adequaat te controleren.

Factuur definitief maken
Hierna kan de factuur definitief worden gemaakt en digitaal worden verstuurd. Met een druk-op-de-knop krijgen alle klanten die hiervoor in aanmerking komen een digitale factuur in hun mailbox. Het meesturen van bijlagen is niet meer nodig omdat deze klanten in het voorgaande proces alle documenten al automatisch toegestuurd hebben gekregen. Controle, verwerking en versturen van facturen gaat zo snel en efficiënt dat wekelijkse en eventueel zelfs dagelijkse facturering mogelijk wordt. Behalve frequenter factureren, heeft de digitale nota ook als voordeel dat er door klanten doorgaans sneller wordt betaald en ook dat is een niet onbelangrijk bijkomend voordeel.

Wilt u meer weten over digitale afvaldocumenten? Neem dan contact op met Bart Punselie. Hij kan u er alles over vertellen. Bart is bereikbaar op telefoonnummer (024) 3585820 of per email bpunselie@pieterbas.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *