Digitaal factureren met UBL open standaard

Digitale facturen rechtstreeks versturen én geautomatiseerd inlezen in het ICT-systeem van de klant. Dat kan met de nieuwe module UBL Factureren van PieterBas Automatisering. Facturen worden door de klant zonder tussenkomst van een administratief medewerker ingelezen en automatisch geboekt. Inkoopfacturen hoeven daardoor door de klant niet meer handmatig te worden ingevoerd. Dat scheelt niet alleen tijd en geld, maar gaat ook sneller.

UBL staat voor Universal Business Language. Deze zogeheten open standaard is een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaard formaat. Hierdoor kan elk ICT-systeem dat met de standaard werkt facturen met een ander programma uitwisselen.

Geen inkoopfacturen meer boeken

Met de PieterBas-software kunnen bedrijven op drie manieren factureren: op papier, digitaal in een PDF en nu ook met UBL. Bedrijven die met de module eFactuur werken, kunnen die nu uitbreiden met de module UBL Facturen. De UBL-factuur komt niet in de plaats van de PDF; beide bestandsformaten worden samen verstuurd. Omrin verstuurt bijvoorbeeld op deze manier al facturen naar klanten. ‘In dezelfde factuurrun kunnen met de PieterBas-software alle vormen van factureren naast elkaar worden gebruikt’, zegt algemeen directeur Pieter Bas Buskens. ‘Bijvoorbeeld een papieren nota samen met een PDF, een PDF in combinatie met een UBL-factuur of alle drie de mogelijkheden. Zo kan maatwerk worden geleverd voor de facturen die elke individuele klant ontvangt. Een prachtige service.’ Digitaal factureren biedt primair voordelen voor het bedrijf dat de nota verstuurt, zegt Buskens. ‘Voorbeelden daarvan zijn sneller kunnen factureren, minder handling en terugdringen van het papiergebruik. Een UBL-factuur biedt ook de ontvanger veel voordelen, zoals het niet meer handmatig hoeven in te boeken van inkoopfacturen. Dat scheelt tijd en fouten.’

SITA kiest UBL-facturen

SUEZ Recycling and Recovery Netherlands verstuurt zelf ook e-facturen en wil om meerdere redenen graag UBL-facturen ontvangen, blijkt uit een toelichting van Luc Kazen van de afvalverwerker. ‘De kwaliteit van de informatie-uitwisseling met de leverancier is met UBL-facturen beter.’ Daardoor is er volgens hem minder kans op (invoer)fouten in de factuurverwerking. ‘Ook gaat de factuurverwerking sneller waardoor de factuur eerder door SUEZ Recycling and Recovery Netherlands  is geregistreerd en sneller kan worden behandeld. Ook bieden UBL-facturen de mogelijkheid om line item data in te lezen plaats van header data. Dit heeft als voordeel dat line items automatische kunnen worden gematcht.’ UBL-facturen draagt ook bij aan verdere integratie met business partners van SUEZ Recycling and Recovery Netherlands  zegt Kazen. ‘Behalve dat biedt het in de toekomst ook mogelijkheden om elektronische orders en weegdata uit te wisselen.’ Hij noemt verder ook het milieuvoordeel. ‘Er hoeft geen papier en inkt meer te worden gebruikt, het transport van de facturen vervalt en we hoeven niet meer te kopieeren. Per saldo draagt dat bij aan de MVO-doelen vanSUEZ Recycling and Recovery Netherlands.’

Meer weten?

Wilt u meer weten over UBL-factureren? Neem dan contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *