Kosten besparen met digitaal factureren

Voordelen elektronisch factureren digitaal factureren PieterBas Automatisering

Sinds 1 januari van dit jaar verplicht de rijksoverheid Nederlandse leveranciers facturen digitaal te versturen. Nederland loopt hiermee vooruit op een Europese richtlijn die verplicht dat eind 2018 alle aanbestedende diensten in Europa digitale facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Digitaal factureren kan per mail per PDF of het automatisch inlezen door de ontvanger via de UBL-standaard. Digitaal factureren gaat makkelijker en sneller waardoor bedrijven efficiënter kunnen werken en zo op kosten besparen. Omdat er minder handling is, scheelt dat werk; ook kan het mes in de papierberg waardoor het aantal gereden kilometers en de CO2-uitstoot afneemt. Mede daardoor draagt digitaal factureren bij aan de milieudoelen van bedrijven.

Digitale en papieren factuur gelijk gesteld

Grosso modo verstuurt tussen de 40 en 50 procent van de bedrijven een digitale factuur, blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek uit 2014.  Bij de kleinere bedrijven ligt dit percentage iets lager (41%) en bij de bedrijven tot 250 medewerkers wat hoger (50%). Dat is een lichte stijging ten opzichte van 2012 toen zo’n eenderde van alle bedrijven digitaal factureerden. De Belastingdienst heeft de papieren en digitale factuur gelijk getrokken en stelt geen extra eisen meer aan digitaal factureren. Hoe bedrijven factureren is aan hen. Zolang ze maar voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen. Zo moeten op de digitale factuur bijvoorbeeld de wettelijk verplichte gegevens worden vermeld als bedrijfsnaam, Kamer van Koophandel- en BTW-nummer.

Digitaal met PDF factureren

De meeste bedrijven versturen een factuur digitaal als PDF. De aangemaakte factuur wordt samengevoegd met een huisstijl-template tot een PDF-factuur die volautomatisch per e-mail naar de klant wordt verstuurd. Starten met digitaal factureren is makkelijk en kan al met een digitale scan van het briefpapier en het toevoegen van het e-mailadres van de klant in de PieterBas-software. Daarna wordt de eerst volgende factuur digitaal verzonden. Aan het facturatieproces verandert niets. Nieuwe klanten kunnen eenvoudig worden toegevoegd.

Factureren met UBL-standaard

UBL is een open standaard voor gegevensuitwisseling en staat voor Universal Business Language. Met UBL kunnen digitale facturen rechtstreeks worden verstuurd en geautomatiseerd ingelezen in het ICT-systeem van de klant. Facturen worden door de klant daardoor zonder tussenkomst van een administratief medewerker ingelezen en automatisch geboekt. Met UBL-factureren komt de nota als PDF niet te vervallen. Administrateurs gebruiken het voorbeeld als leesbaar boekingsdocument of fiscaal bewijs. Daarom wordt in de praktijk vaak een factuurset uitgewisseld van een UBL-factuur en de bijbehorende PDF.

Gemixte factuurrun

Met de PieterBas-software is een gemixte factuurrun mogelijk waardoor digitaal factureren en het per post verzenden van facturen naast elkaar bestaan. Bedrijven kunnen daardoor op drie manieren factureren: op papier, digitaal in een PDF en met UBL.  Ook kan een factuur per e-mail en post worden verstuurd. De UBL-factuur komt niet in de plaats van de PDF; beide bestandsformaten worden samen verstuurd. Omrin verstuurt bijvoorbeeld op deze manier al facturen naar klanten.

Kosten besparen

‘Digitaal factureren verdient zich heel snel terug’, heeft accountmanager Bart Punselie van PieterBas Automatisering becijferd. ‘Bij 500 facturen per maand levert het al een besparing op van ruim 7.000,00 euro per jaar en bij 1.000 ruim 13.000 euro. Zelfs wanneer ‘maar’ 50 procent van de debiteuren een digitale factuur accepteert, verdient de investering zich in minder dan twee jaar terug.’ Het voordeel van digitaal factureren is ook dat het sneller en efficiënter is dan de geprinte nota. De ontvanger krijgt de factuur direct als het factuurbedrag is berekend. Dat alleen al levert een tijdswinst op van twee dagen. Omdat de afnemer een factuur sneller in huis heeft, is de kans voor het versturende bedrijf groot dat een factuur snel wordt verwerkt en daardoor ook snel wordt betaald.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de standaard afvalsoftware van PieterBas of over digitaal factureren? Kijk dan op de pagina ‘digitaal factureren‘ of lees:
De 7 voordelen van digitaal factureren
Roele De Vries bespaart aanzienlijk met digitaal factureren
Digitaal factureren met UBL open standaard

Of neemt contact op  met Bart Punselie: telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *