Koppelen met financiële software: het hoe en waarom

Snel en foutloos factureren. Dat is een van de belangrijkste functies van administratieve software. Wanneer een factuur is aangemaakt en per post of email is verstuurd, moet de nota worden verwerkt in de financiële administratie. Hiervoor worden in de praktijk boekhoudpakketten gebruikt van verschillende aanbieders. Alle mutaties kunnen hierin met de hand worden verwerkt. Handiger is het wanneer er wordt gekoppeld met administratieve software. Hierdoor neemt niet alleen de kans op fouten af, ook zijn er veel minder administratieve werkzaamheden nodig. Applicatie consultant Raymond Huisinga legt uit hoe dat werkt.

‘We hebben in de loop der jaren ontelbare koppelingen gerealiseerd, blikt hij terug. ‘Varierend van Exact, AFAS, AccountView, Navision, SAP r3 en ettelijjke anderen. Hoewel er per financieel pakket duidelijke verschillen bestaan, zijn er grofweg vier manieren om gegevens door te boeken naar de achterliggende financiële administratie’, zegt hij.
* Grootboekregels
* Factuurregels
* Hoeveelhedenmutaties
* Projectmutaties

Koppeling op grootboekniveau

Bij een koppeling op grootboekniveau maakt de PieterBas-software een kant-en-klare factuur die daarna per post of digitaal wordt verzonden.  Vervolgens wordt deze factuur doorgestuurd naar het verkoopboek in de financiële administratie. Hierbij wordt elke opbrengstregel geboekt op een grootboekrekening, eventueel verbijzonderd naar kostenplaatsen of kostendragers. Bedrijven kiezen voor deze optie omdat deze in feite het gemakkelijkste is en het minste werk met zich meebrengt, weet Huisinga. ‘Bijkomend voordeel is dat een bedrijf zelf de factuur kan indelen en bepalen hoe de opbrengsten op de factuur worden vermeld. Je kan op deze facturen echt álle gegevens die in de PieterBas-software bekend zijn vermelden. Ook heel specifieke ‘afvalgegevens’ waarmee het financiële pakket simpelweg niet overweg kan. Het voordeel daarvan is dat een bedrijf altijd volledig is in de facturatie en de wijze waarop de werkzaamheden op de factuur worden vermeld.’ Het verwerken van wijzigingen, inclusief het aanmaken en versturen van een creditnota, gebeurt relatief simpel, vertelt Huisinga. ‘Nadat de wijziging is doorgevoerd, worden er automatisch een nieuwe factuur en een creditnota aangemaakt. Tegelijkertijd gaat de wijziging ook naar de financiële administratie. Dit geldt overigens voor alle manieren van doorboeken naar een achterliggende financiële administratie. Iin alle gevallen gaat dit heel simpel en snel, met een minimale kans op fouten.’

Koppeling op factuurregelniveau

Bij een koppeling op factuurregelniveau maakt de PieterBas-software wél de factuurregels aan, maar drukt die niet zelf af. Ze worden gelijk doorgestuurd naar het financiële pakket, zegt Huisinga desgevraagd. ‘Het financiële pakket stelt vervolgens de facturen samen, drukt ze af en verwerkt ze  automatisch in de boekhouding.’ Een belangrijk voordeel van deze koppeling is dat wanneer bedrijven meerdere activiteiten hebben – soms met ieder een eigen applicatie –  toch alle diensten op één factuur kunnen worden afgedrukt. Denk aan het factureren van afval, loonwerk en materieelverhuur op één factuur. Het is dan ook mogelijk om handmatig nog een regel aan de factuur toe te voegen, bijvoorbeeld voor een éénmalig geleverde product of dienst.’ Een ander pluspunt bij deze koppeling op factuurregelniveau is volgens Huisinga ook dat bedrijven voor de facturering met hun vertrouwde financiële pakket kunnen blijven werken. Terwijl de financiële mutaties voor de facturatie toch door de PieterBas-software worden gegenereerd.’

Koppeling op mutatieniveau

‘Bij een koppeling op mutatieniveau maakt onze software helemaal geen financiële regels aan’, zegt Huisinga. ‘Naar het achterliggende financiële pakket worden slechts hoeveelhedenmutaties gestuurd. Hierbij gaat het om aantallen, zoals tonnen of kuubs afval, kilometers per autotype en uren of dagen huur. Op basis van de meegestuurde artikelcodes berekent het financiële pakket de financiële consequenties, stelt de factuur samen en drukt deze af. Naarmate een bedrijf meer variatie in tarieven heeft, moeten er meer artikelcodes worden aangemaakt. ‘Dit is ook gelijk het grootste nadeel van deze optie.’ stelt Huisinga. ‘Zeker in de afvalindustrie waar wordt gewerkt met veel verschillende tarieven. Vaak voor dezelfde artikelen en afhankelijk van andere geleverde diensten. Zo wordt de prijs van bijvoorbeeld bouw- en sloopafval niet zelden afhankelijk gemaakt van het type bak waarin het wordt ingezameld. Dit leidt in de prijslijst van het financiële pakket tot een exponentiële stijging van het aantal artikelcodes, vaak voor één en hetzelfde artikel. Dat wil je niet’ zegt Huisinga, ‘niet alleen vanwege de extra hoeveelheid werk maar ook vanwege de ‘vervuiling’ van je managementinformatie. Koppelingen op mutatieniveau worden daarom relatief weinig toegepast.’

Koppeling op niveau van projectadministratie

De koppeling op basis van een projectadministratie is de laatste mogelijkheid die Pieter Bas Automatisering biedt, wordt uit het verhaal van Huisinga duidelijk. ‘Het voordeel hiervan is dat per project alle financiële consequenties automatisch worden bijgehouden. De uitgewisselde gegevens hiervoor zijn vergelijkbaar met de factuurregels, zoals bij de koppeling op factuurregelniveau, maar dan handig gegroepeerd bij project. De intelligente koppeling van de projectsoftware zorgt er vervolgens voor dat de mutaties automatisch als meerwerk of als onderdeel van de aanneemsom op het project worden geboekt. Dit helpt bij projectbewaking, zegt Huisinga. ‘Ook meerwerk is hierdoor beter inzichtelijk.’

Meer weten?

Wilt u weten hoe u met de standaard afvalsoftware van PieterBas ook financiële administratie kunt automatiseren? Neem dan contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *