Integratie met AFAS: veel meer dan één simpele batchkoppeling

Integratie software AFAS PieterBas Automatisering

Gegevens snel en foutloos geautomatiseerd uitwisselen. Dat kan met de AFAS-software en de standaard afvalsofware van PieterBas Automatisering. En dat gaat verder dan een ‘simpele’, enkelvoudige batchkoppeling. Door de verregaande integratie werken AFAS en PieterBas als één geïntegreerd ICT-systeem. Een chauffeur die zich ziek meldt in AFAS Insite kan bijvoorbeeld niet meer worden ingepland en een nieuwe klant in AFAS CRM, is direct beschikbaar in PieterBas. Behalve dat is een digitale factuur die vanuit PieterBas wordt verstuurd direct een openstaande post in de debiteurenbewaking van AFAS. Recent werd de verplichtingenadministratie toegevoegd. Daarmee kunnen verplichtingen automatisch worden aangemaakt in de financiële administratie van AFAS om zo inkoopfacturen snel en correct af te handelen.

Afwezige medewerkers geblokkeerd  in resourceplanning

Een van de voorbeelden van de verregaande integratie tussen AFAS Software en PieterBas Automatisering is HRM. Medewerkers melden hun verlofdagen of als ze ziek zijn zelf in de HRM-portal AFAS Insite Een chauffeur die niet werkt, is daardoor voor die betreffende dag direct geblokkeerd in de resource-planning van PieterBas. Andersom werkt het ook: wijzigingen die in AFAS Insite worden doorgevoerd in een contract, salaris, rooster en/of functie zijn direct beschikbaar in de PieterBas-software.

Nieuwe klant direct beschikbaar in PieterBas

Een ander voorbeeld is een prospect die na een gelopen sales-traject in AFAS CRM klant wordt. Onmiddellijk is dat bedrijf ook beschikbaar in de PieterBas-software als aanbieder van afvalstoffen en daarmee in de orderadministratie, planning, op de weegbrug en facturering. De manager afvalstoffen kan dan direct aan de slag  om alle afvalformaliteiten in orde te maken, zoals afvalstroomnummers en AMvB-meldingen.

Factuur direct openstaande post in debiteurenbewaking

Ook factureren is een standaard koppeling tussen PieterBas en AFAS. Als een bedrijf een digitale factuur verstuurt vanuit PieterBas is die direct beschikbaar als een openstaande post in de debiteurenbewaking van AFAS. En dat inclusief de originele digitale PDF-factuur. Zo weet de medewerker debiteurenbewaking niet alleen welk bedrag er bij een klant open staat, maar beschikt deze ook de gespecificeerde facturen zoals de klant die ontvangen.

Verplichtingen automatisch aanmaken

Recent werd de verplichtingenadministratie toegevoegd aan de gecertificeerde koppeling tussen AFAS en PieterBas. Verplichtingen kunnen daarmee automatisch worden aangemaakt in de financiële administratie van AFAS. Voorbeelden daarvan zijn inkooporders voor het uitbesteden van het afvalvervoer, het verlengen van een leverancierscontract of het inkopen van niet-afvalgerelateerde producten. Als een factuur binnenkomt, kan deze op basis van de openstaande verplichtingen worden gecontroleerd en door het zetten van een vinkje tegen de verplichting worden weggeboekt. Het vastleggen van verplichtingen is om twee redenen belangrijk: er is inzicht in de facturen die in de toekomt nog moeten worden betaald en inkomende facturen kunnen makkelijk worden gecontroleerd. Per saldo krijgen bedrijven daardoor meer grip op hun verplichtingenadministratie. Met als resultaat een snelle en correcte afhandeling van inkoopfacturen.

Voordelen verregaande integratie AFAS en PieterBas

De verregaande integratie van de AFAS- en PieterBas-software op het gebied van zowel Financials, HRM, CRM als Waste biedt legio voordelen. Door de éénmalige invoer is de foutkans kleiner en leggen bedrijven gegevens bij de bron vast. Het dubbel invoeren van data is daarmee verleden tijd. Dat maakt het werken makkelijker en accurater. Het direct ‘uitwisselen’ van procesinformatie heeft nog een groot voordeel: zonder dat er handmatig gegevens moeten worden uitgewisseld, hebben alle betrokken personen direct de juiste informatie beschikbaar. Zo kan er niks meer mis gaan. Dat scheelt niet alleen onnodig communiceren. Maar vooral ook tijd en fouten waardoor bedrijven efficiënter kunnen werken en op kosten besparen. En omdat alle papieren documenten worden vervangen door een digitale versie scheelt dat bomen en vermindert de CO2-uitstoot. Mede daardoor draagt procesintegratie met AFAS en PieterBas ook bij aan de milieudoelen van bedrijven.

Wilt u meer weten? Kijk dan op de pagina ‘Hybride ERP-systeem’ of neem contact op met Arjen Cornelisse, telefoon: (024) 3585820, e-mail: acornelisse@waste-insight.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *