Ingebouwde controles voorkomen fouten bij factureren

Facturen nooit meer achteraf na verzending hoeven te corrigeren. Dat kan met de ingebouwde controle-routines die standaard in de afvalsoftware van PieterBas zitten. ‘Daarmee voorkomen bedrijven niet alleen dat ze gemaakte fouten moeten herstellen, het scheelt ook tijd en ergernis, niet in de laatste plaats bij de klant.’ Dit zegt applicatieconsultant Raymond Huisinga van het in standaard afvalsoftware gespecialiseerde PieterBas Automatisering. Aan het PieterBas-blog vertelt hij hoe de ingebouwde controles werken en wat de voordelen zijn.

Waarom is controle belangrijk?

‘Het einddoel is een correcte factuur en een sluitende administratie, zoals de massabalans of de meldingen aan het LMA. In het traject, van order tot en met facturatie, zitten meerdere controles. Dat voorkomt dat fouten achteraf moeten worden herstellen door bijvoorbeeld bedragen te moeten crediteren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook ergernis. Het is belangrijk dat een fout zo vroeg mogelijk wordt ontdekt. Hoe eerder dit gebeurt, hoe minder groot de gevolgen verder op in het proces zijn.’

Waarom zijn de voordelen van ingebouwde controles?

‘In een ordertraject tot en met de facturatie heeft een bedrijf of organisatie zelf vaak al veel controlemomenten. Meestal is daarvoor niet dezelfde persoon of afdeling verantwoordelijk. Een medewerker checkt bijvoorbeeld het gewicht terwijl een collega naar het bedrag kijkt en een ander bij het verwerken van de order nagaat of het tarief dat in het systeem zit overeenkomt met de gemaakt prijsafspraken. De PieterBas-software is zo ontwikkeld dat iedereen in beeld heeft wat andere afdelingen of collega’s doen. Dat werkt niet alleen makkelijker, maar draagt ook bij aan het voorkomen van fouten.’

Waar en welke controles zijn er?

‘Overal in het proces, van orderaanname tot en met de proeffacturatie. Bij het inboeken van een order is al duidelijk wat bijvoorbeeld een drie kuubs container voor bouw- en sloopafval kost, zoals bij abonnementen de maandelijkse kosten en de kosten voor de ledigingen. Het systeem checkt dat automatisch en houdt ook rekening met tussentijdse prijswijzigingen. Ook bij het wegen, vindt er automatisch een controleslag plaats. Na het wegen wordt daarvoor automatisch het gewicht aan een order gekoppeld. Dat voorkomt achteraf dat het gefactureerde gewicht niet correct blijkt te zijn. In de praktijk blijkt dat er vooral op drie punten in het ordertraject wordt gecontroleerd: bij het inboeken van orders, bij het uitvoeren van orders, bij de controle van de omzet voordat de nota wordt berekend en bij de proeffactuur.’

Kan iedereen zien of een controle is uitgevoerd?

‘Ja, dat is het voordeel van de PieterBas-software. De architectuur van de software is zo ontwikkeld dat de verschillende functies zijn gescheiden. Daardoor hebben meerdere afdelingen en verschillende medewerkers zicht op het verloop van een order en de status op dat moment. Iemand die de order verwerkt weet daardoor dat bijvoorbeeld een container is gewogen, dat het gewicht klopt en op de juiste wijze in het systeem is verwerkt. Als de werkzaamheden zijn uitgevoerd, dit is de afsluiting van het operationele deel, wordt de order verder financieel verwerkt. Er wordt in dat stadium gecontroleerd of het gewicht correct aan de order is toegevoegd, met andere woorden: klopt de omzet.’

‘Waarom wordt ook de omzet in het systeem gezet?

‘Dat voorkomt dat een factuur achteraf niet blijkt te kloppen en er bedragen gecrediteerd moeten worden. In het stadium daarna, als er een proefrun van de omzet wordt gemaakt, worden bijvoorbeeld de prijsafspraken gecheckt en wordt er gecontroleerd of er geen vreemde bedragen tussen zitten. Tot slot wordt de omzet definitief bepaald, worden de correcte gegevens opgeslagen en wordt er als laatste check eventueel nog een proeffactuur gemaakt voordat de eindnota wordt aangemaakt.’

Wat zijn scripts?

‘Dit zijn controles die we op verzoek van de klant in de software inbouwen. Het gaat daarbij om controles die bedrijven altijd standaard willen uitvoeren, zoals in welke administratie een order thuis hoort of een bepaalt rayon. Het gaat om hele specifieke controles die voor een bedrijf belangrijk zijn verder op als een order wordt geadministreerd en gefactureerd. Ze hebben dan de zekerheid dat die check altijd heeft plaatsgevonden.’

Meer weten?

Wilt u meer weten over de PieterBas-software. Bart Punselie kan u daarover informeren. Hij is bereikbaar op telefoon: (024) 3585820 en e-mail: bpunselie@pieterbas.nl of volg Bart op Twitter: @BartPunselie.

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen? Volg PieterBas dan op TwitterLinkedIn of Facebook.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *