Handtekening niet verplicht op digitale begeleidingsbrief (maar kan wel)

Handtekening digitale begeleidingsbrief afval transport PieterBas Automatisering standaard afvalsoftware

Is een handtekening op de digitale begeleidingsbrief verplicht? Het is een van de meest gestelde vragen aan de wasteprofessionals van PieterBas Automatisering. Zij geven dan steevast hetzelfde antwoord: ‘Bedrijven die afval vervoeren zijn verplicht wetshandhavers ter controle van de lading een geleidebiljet te tonen. De papieren versie moet ondertekend zijn door de ontdoener, transporteur en verwerker. De overheid stelt deze eis niet aan de digitale begeleidingsbrief en daarom is daarvoor een handtekening niet verplicht.’

>> Foto: Deel uit de video ‘een handtekening op het digitale geleidebiljet?

Minder kans op fouten

Met de digitale begeleidingsbrief verdwijnt er een hoop ‘papierwerk’, noemde Hans Neele van het LMA in een interview met het PieterBas-blog als voordeel. Ook wordt het werken makkelijker: dat scheelt tijd en daarmee geld. Een ander voordeel is dat de chauffeur een begeleidingsbrief niet meer met de hand hoeft in te vullen als er een order tussendoor komt. Dat vermindert de kans op fouten en daarmee het risico op boetes die kunnen oplopen tot 2.500 euro. Bedrijven vinden het belangrijk dat ze ook op een digitale begeleidingsbrief een handtekening kunnen zetten. Waarom?, is de vraag aan business consultant Pieter Janssen van het in standaard afvalsoftware gespecialiseerde PieterBas. ‘Van oudsher is de handtekening onderdeel van het administratieve proces’, zegt hij. ‘In de praktijk wordt die vaak als opdrachtbevestiging gezien, bijvoorbeeld omdat een container met bouw- en sloopafval is meegenomen. En het is ook praktisch: ook andere informatie, zoals het sleuteladres, kan op het geleidebiljet worden vermeld.’

Staan op de digitale begeleidingsbrief alle gegevens?

‘Ja, het is een vervoersdocument zoals het is bedoeld, maar dan digitaal. Er staat alles op wat met een afvalstroom te maken heeft. Niets meer en niets minder. En is heel makkelijk te lezen door een handhaver die onderweg controleert. De digitale begeleidingsbrief wordt automatisch door het systeem ingevuld vanuit de order die in de backoffice is aangemaakt. Met als voordeel dat alle informatie altijd goed staat. Er kan zelfs geen kruisje een millimeter buiten het hokje staan met alle risico’s op een boete van dien. Aanvullende gegevens, zoals een zak puin die los naast een container staat, kan de chauffeur makkelijk op z’n boordcomputer of tablet terugvinden. De PieterBas-software heeft daarvoor verschillende invulvelden.’

Hoe werkt het digitaal?

‘De handtekening wordt gezet op een tablet of boordcomputer en daarna digitaal in PieterBas opgeslagen, gekoppeld aan de order waarvoor is getekend. Op het apparaat is dit niet te zien, maar alle data wordt direct en compleet opgeslagen, waaronder datum, tijd, naam van de persoon die de handtekening heeft gezet en de bij de locatie horende X- en Y-coördinaten. Deze informatie kan worden meegestuurd met de digitale factuur. Ook kan de klant de gegevens per mail opvragen. Die krijgt de complete set, inclusief de foto’s als die op locatie zijn gemaakt en de notities van de chauffeur. Door al deze gegevens digitaal op te slaan en aan de order te koppelen, zijn ze altijd terug te vinden. Zelfs jaren later. Dat is vanzelfsprekend veel makkelijker dan na jaren nog in een ordner met papieren geleidebiljetten te moeten zoeken. Als een handhaver of een vertegenwoordiger van een instantie er naar vraagt, kan met een druk op de knop de order met bijbehorende gegevens worden opgevraagd. En dat is dan net zo snel te vinden als een order van de dag er voor. Hoe  makkelijk is dat!’

Meer weten?

Bekijk dan de video hieronder of neem contact opnemen met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen.

Inhoud niet beschikbaar.
Accepteer cookies door op Accepteren in de banner te klikken

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *