Doelen stellen belangrijke succesfactor ICT-projecten

Succesfactoren ICT-projecten PieterBas AutomatiseringDe planning niet halen, buiten budget lopen en dan ook nog eens ICT-project opgeleverd krijgen waarvan de resultaten achterblijven bij de verwachtingen.

Om uiteenlopende redenen dreigt bij ICT-projecten het risico dat niet alle doelstellingen worden gehaald.

Veel van de problemen zijn terug te voeren op onvoldoende communicatie, niet goed georganiseerd projectmanagement, het niet kunnen omgaan met onzekerheid en inflexibiliteit.

>> Klik op de afbeelding voor een vergroting.

Waarom mislukken ICT-projecten en wat zijn de succesfactoren voor de projecten die wel slagen? Het PieterBas-blog brengt dit in kaart en geeft tips.

Faalrisico’s
ICT-projecten mislukken vaak om een combinatie van factoren. Zo is er bijvoorbeeld vaak onduidelijkheid over de eisen; er is bijvoorbeeld geen overeenstemming of het heeft geen prioriteit. Verder zijn er niet altijd genoeg mensen beschikbaar, zijn de schema’s te strak en veel te optimistisch.

Ook valt er genoeg op de planning aan te merken Die zou zijn gebaseerd op te weinig data, ontbrekende items en slechte schattingen. En tot slot zijn de risico’s een breekpunt; ze worden niet geïdentificeerd of aangenomen en niet gemanaged.

Nyenrode-onderzoek: In vergelijking met de situatie ervoor leidt een succesvol ICT-project tot een meetbare netto verbetering. Niet alleen voor de opdrachtgever en gebruiker, maar ook voor de klant en het projectteam. En zowel bij oplevering als ook nog één jaar erna. Pas dan kan bepaald worden of een ICT-systeem beheersbaar is en of het opgeleverde resultaat nog steeds in lijn is met de doelen van klant en gebruiker.’

Succesfactoren
Maar wat maakt een ICT-project nu tot een succes en van welke factoren is dat afhankelijk? Goed opdrachtgeverschap is daar één van, blijkt uit meerdere onderzoeken. Betrokkenheid, mandaat en gezag zijn belangrijk om veranderingen in een organisatie door te voeren.

Als andere succesfactor wijzen deskundigen op de duidelijke business requirements (zakelijke doelen). Voorbeelden zijn meer winst en/of hogere omzet, een grote marktaandeel, lagere kosten, de efficiëntie verbeteren, risico’s indammen en de klanttevredenheid vergroten.

De focus moet liggen op een volledige en scherpe definitie van eisen en wensen, stelde Aart van Dijk in zijn proefschrift over succes- en faalfactoren in ICT-projectenDaarin behandelt hij onder meer de belangrijkste succesfactoren, de SUFFI-chart (success and failure factors for ICT Projects).

ICT-project succesfactoren PieterB as AutomatiseringDe checklijst die Van Dijk samenstelde bestaat uit 139 factoren. Zeven daarvan, de ‘big hitters’ komen het meest voor en zijn volgens hem bepalend voor het al dan niet slagen van een ICT-project.

Projectmanagers zouden volgens hem op basis van deze SUFFI-chart in beeld moeten krijgen of wordt voldaan aan de randvoorwaarden om een ICT-project tot een succes te maken.

Behalve goed projectmanagement en de businessdoelen staan op de lijst van de ‘big hitter’ ook realistische deadlines, effectieve communicatie, voldoende betrokkenheid van toekomstige gebruikers, voldoende betrokkenheid en toewijding van hoger management en professionaliteit.

Maar  het kan nog korter; tijdens een presentatie vatte Van Dijk de ‘big hitters’ in drie punten samen:
* Zorg dat een projectmanager over voldoende basiskennis beschikt van ICT
* Communiceer; wat leeft er in het team, waar zitten de knelpunten en wat zijn oplossingen
* Reduceer de complexiteit door bijvoorbeeld opknippen in afzonderlijke deelprojecten

LinkedIn-professionals
Maar ook de (project)managers eindverantwoordelijk voor ICT-projecten laten zich niet onbetuigd. Leden van een LinkedIn-groep staken de koppen bij elkaar en kwamen tot een uitgebreide lijst met succesfactoren. Daarop staan ook minder bekende randvoorwaarden die desalniettemin van invloed zijn op het succes van een ICT-project.

Omschrijf functies en verantwoordelijkheden is een van de tips die de opstellers meegeven. Ze noemen verder het definieren van succes, risicomanagement, een transparante workflow, bereid zijn om onpopulaire maatregelen te nemen, documentatie, kwaliteitscontrole en projectbeheer.

Verandermanagement Marcel Stukker ICT-projecten verandermanagement PieterBas Automatisering
Op de lijst van de LinkedIn-professionals staat ook het trainen van eindgebruikers om ze na de projectafloop bij de hand te nemen. Belangrijk, vindt Marcel Stukker van M2S die al bij veel veranderprojecten in de afvalketen betrokken is geweest.

ICT-projecten worden vaak vanuit de technische kant aangevlogen, weet hij uit de praktijk. Maar daarmee schieten bedrijven tekort, maakte hij duidelijk in een interview met het PieterBas-blog.

Een ICT-project combineert ‘techniek’ en de ‘menselijke factor’. Het sec volden aan de succesfactoren is niet voldoende, stelt Stukker  ‘Automatisering kan verstrekkende gevolgen voor een organisatie hebben, daarom is aandacht voor de medewerkers net zo belangrijk als de techniek.’

Duidelijkheid. Daar gaat het volgens hem om. ‘Welke doelen wil je halen, waarom en wat betekent dat voor de werknemers. ICT-projecten zijn in feite integrale veranderprocessen waarbij de technische implementatie hand in hand gaat met de aanpassing van bestaande processen, rollen en verantwoordelijkheden van betrokken medewerkers.’

Tips

  1. Richt een Project Portfolio Management (PPM) in; daardoor heeft de organisaties inzicht in en informatie over een project.
  2. Werk met Project Management Office (PMO); dat zorgt ervoor dat een project binnen het gestelde budget, tijdpad en kwaliteitsnorm blijft.
  3. Houd er rekening mee dat tussentijds (een deel van de) doelstellingen kunnen veranderen waardoor het project vaak groter wordt, langer duurt en daarmee ook duurder wordt.
  4. Vergeet het testen van het nieuwe ICT-systeem niet, zowel de methodische testen tijdens het project zelf als de zogeheten acceptance tests met eindgebruikers. Door die combinatie kunnen fouten worden gesignaleerd en kinderziekten voorkomen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *