Digitale weegbon volwaardige vervanger van papieren weegbon

Baetsen Groep Waste Insight hybride ERP-systeem digitaliseirng automatiseirng afvalindustrie mobiel werken digitaal rijden onbemand wegen AFAs PieterBas Automatisering

Staan op een digitale weegbon dezelfde gegevens als op de papieren versie, kunnen er ook nog papieren weegbonnen worden geprint, hoe werkt het als je vanuit de cabine onbemand weegt met de WeegApp en wat zijn de voordelen? Het zijn vragen die bedrijven regelmatig stellen over de werking van de digitale weegbon. Applicatie consultant Henno Pels van het in standaard afvalsoftware gespecialiseerde PieterBas Automatisering heeft de antwoorden.

Wat is een digitale weegbon?

‘Een digitale weegbon is hetzelfde als de reguliere weegbon. De digitale weegbon wordt alleen niet geprint, maar als digitaal document per e-mail verstuurd. Dit digitale document wordt na het wegen van een vracht en het administratief verwerken van het gewicht per mail naar de klant gestuurd. Dat kan bij het opslaan van de weging of na het verwerken van de weging. Het document kan naar elk opgegeven e-mailadres worden gemaild, maar meestal gaat het naar het adres waar ook de factuur digitaal naar toe wordt gestuurd.’

Hoe ziet een digitale weegbon eruit?

‘Als een gewone weegbon, alleen digitaal. Eenmalig wordt een standaarddocument opgesteld op basis van de papieren weegbon of het briefpapier van een bedrijf. Daarop staan standaard alle gegevens van de relatie waar wordt gewogen, zoals het adres, e-mailadres, etc. Op de digitale weegbon staan alle gegeven die ook op een papieren weegbon staan, zoals de klantgegevens, het gewicht, transporteur, kenteken, de ontdoener, datum en tijd, afvalstroomnummer, product, bonnummer, vestiging, acceptant, ordernummer, het nummer van de begeleidingsbrief, of het een in- of uitgaande afvalstroom betreft, vol gewicht, leeg gewicht, netto gewicht, containergewicht, herkomst en als het van toepassing is ook contractnummer. Na elke weging wordt dit standaarddocument automatisch met alle andere gegeven vanuit PieterBas ingevuld.’

Hoe wordt een digitale weegbon gemaakt?

‘Bedrijven die met PieterBas werken, kunnen per klant aangeven of deze een weegbon op papier, digitaal of allebei wil ontvangen. In de instellingen kan een begeleidende tekst worden ingevuld met informatie over bijvoorbeeld welk e-mailadres wordt gebruikt waar de digitale weegbon naar toe wordt gestuurd. Bij het onderwerp kan het weegbonnummer en de weegdatum worden gezet. De digitale weegbon wordt uit PieterBas opgehaald als deze wordt gemaild. Dat kan op elk moment en niet alleen direct na het wegen van de vracht, maar bijvoorbeeld ook als de weging administratief wordt verwerkt.’

Hoe wordt een digitale weegbon opgeslagen?

‘Digitale weegbonnen worden opgeslagen in een aparte map in PieterBas. Een kopie van de mail met de digitale weegbon gaat naar het eigen e-mailadres. Op basis daarvan kan de administratie controleren of de mail is verstuurd en of dit goed is gebeurd.’

Kunnen er nog steeds papieren exemplaren worden afgedrukt?

‘Ja, dat kan altijd. We zien in de praktijk bijvoorbeeld dat bedrijven een klant de digitale weegbon per mail sturen en een papieren weegbon aan de chauffeur meegeven. Na het afronden van de weging en het opslaan van weegbon kan deze direct worden geprint.’

Hoe werkt de digitale weegbon in combinatie met de WeegApp?

‘Bij het onbemand wegen met de WeegApp wordt de digitale weegbon direct na de weging vanuit de boordcomputer of tablet gestuurd naar het e-mailadres dat in PieterBas is vastgelegd. En dat gaat nog is supersnel ook. De klant kan bij wijze van spreken de digitale weegbon al in z’n mailbox hebben voordat de chauffeurs weer achter het stuur zit.’

Wat zijn de voordelen van de digitale weegbon?

‘De voordelen zijn legio. Zo is er minder papier en inkt nodig. Ook zijn de drukkosten en porto substantieel lager. Een pluspunt is ook dat een digitale weegbon direct na de weging kan worden verstuurd waardoor de klant die gelijk in z’n mailbox heeft. Behalve dat weten bedrijven ook zeker dat de weegbon bij de klant terecht komt en hoeft de digitale weegbon niet meer met de factuur te worden meegestuurd. Die heeft de weegbon dan namelijk al. Bovendien kan de chauffeur de weegbon niet meer kwijtraken omdat die vanuit PieterBas al is gemaild en desnoods opnieuw kan worden geprint.’

Lees ook:
Hartog Containers breidt standaard afvalsoftware uit met digitale weegbon

Meer weten?

Wilt u meer weten over de digitale weegbon of de mogelijkheden van de PieterBas-software? Kijk dan op deze pagina of neem contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op Twitter, LinkedIn of Facebook en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *