Digitale begeleidingsbrief: minder administratieve rompslomp

Vermindering van de administratieve lasten. Dat ziet Hans Neele, projectadviseur bij de LMA, als een van de belangrijkste effecten van de digitale begeleidingsbrief. ‘Daarmee verdwijnt een hoop ‘papierwerk’, stelt hij. Omdat het werk voor alle betrokken partijen makkelijker wordt, scheelt dat tijd en daarmee geld.’ Neele noemt desgevraagd nog een pluspunt van de digitale begeleidingsbrief. ‘Begeleidingsbrieven hoeven niet meer handmatig te worden ingevuld door de chauffeur als er onverwachts orders tussendoor komen. Dat vermindert de kans op fouten en daarmee op boetes die zomaar 2.500 euro kunnen bedragen.’

Verplicht transportdocument

Al sinds de tijd dat goederen nog per binnenvaartschip werden vervoerd, gaat er met elke lading een transportdocument mee met daarop belangrijke gegevens als bestemming, vervoerder, etc. In de loop der tijd heeft zich dit ontwikkeld tot de begeleidingsbrief zoals die nu wordt gebruikt en die elke chauffeur verplicht bij zich moet hebben. Begeleidingsbiljetten worden doorgaans geprint, maar ook deels handmatig verder aangevuld bijvoorbeeld met het gewicht of het containernummer, weet Neele. ‘Omdat veel bedrijven stapels begeleidingsbrieven gebruiken, kan dat flink wat administratief werk opleveren.’ En daar blijft het volgens hem niet bij. ‘Er moet op het biljet altijd een handtekening van de ontdoener staan. Wanneer die niet ter plaatste is, kan de transporteur hiervoor worden gemandateerd, maar ook daarvoor is weer een administratieve handeling nodig en daarmee weer extra papierwerk.’ Hij vindt het een pre dat al die werkzaamheden, en dus ook de handtekening, dankzij de digitale begeleidingsbrief achterwege kunnen blijven. ‘Bovendien voorziet de digitale begeleidingsbrief ook in de door de overheid vereiste bewaarplicht. De bekende roze en gele biljetten hoeven daardoor niet meer te worden gearchiveerd. Ook dat scheelt weer tijd.’

Wettelijk verankerd

Een digitale begeleidingsbrief maakt het voor alle partijen in de keten veel gemakkelijker, vindt Neele. ‘De planner meldt een order in het systeem aan waarna de chauffeur door een simpele druk op de knop de begeleidingsbrief digitaal op zijn apparatuur binnenhaalt. Na het laden wordt dat automatisch aan het systeem teruggemeld. Ook het aanmelden bij de weegbrug en het compleet maken van de digitale begeleidingsbrief met datum en gewicht gebeurt volautomatisch.’ De digitale begeleidingsbrief is er ooit gekomen op initiatief van de verwerkers, meldt Neele. Als eerste werden de pasjes met vrachtinformatie in magneetstrip of chip ingevoerd. Er zijn nog steeds veel bedrijven die met dit systeem werken. Daarna kwam de digitale begeleidingsbrief er bij die vanaf 2005 wettelijk is toegestaan. Sindsdien is het gebruik er van vastgelegd in artikel 12 van het Besluit Melden.’

Minder kosten

Hoeveel het bedrijfsleven door het gebruik van de digitale begeleidingsbrief kan besparen, kan Neele niet inschatten. ‘Maar dat het per bedrijf om aanzienlijke bedragen gaat, staat vast. Denk daarbij alleen al aan het papier voor het papieren biljet en de mankracht die het vraagt om de gegevens in te voeren, te printen en na gebruik weer te archiveren.’ Hij verwijst daarbij naar een voorbeeld. ‘Ik weet van een bedrijf dat per week zo’n 500 formulieren gebruikt. Per dag vergt de handling daarvan tussen de drie en vier uur. Uitgaande van het bedrag van het door TLN becijferde bedrag van zeven euro per begeleidingsbiljet, kom je uit op een aanzienlijke bedrag. Kosten die een bedrijf door het gebruik van de digitale begeleidingsbrief kan besparen.’

Meer weten?

Wilt u meer weten over de digitale begeleidingsbrief en de mogelijkheden van de PieterBas-software? Neem dan contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

U kunt PieterBas ook volgen op Twitter, Facebook of LinkedIn.

2 comments

    • Hallo Gerard!

      Dankjewel voor je reactie.
      Ik abonneer je graag op onze digitale nieuwsbrief. Je ontvangt deze dan maandelijks.
      Daarnaast wil ik je adviseren dit kennisblog te blijven volgen. We publiceren regelmatig nieuws over de digitale begeleidingsbrief.

      Met vriendelijke groet,
      Hans Buskens

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *