Digitaal gegevens uitwisselen backoffice en chauffeur: order altijd compleet

Digitaal gegevens uitwisselen tussen backoffice en chauffeur boordcomputer weegapp mobiel werken digitaal rijden PieterBas Automatisering

Alle gegevens die de chauffeur onderweg invoert direct gekoppeld aan de juiste order. Dat is een van de grote voordelen als bedrijven orders met een tablet of boordcomputer uitvoeren. Tegelijkertijd worden orders automatisch aangevuld met ontbrekende gegevens, zoals een handtekening van een klant of een foto die de chauffeur van de situatie ter plaatse heeft gemaakt. ‘Daardoor zijn de orders in het ICT-systeem altijd compleet en up-to-date’, zegt verkoopadviseur Frank Dusée van PieterBas Automatisering. ‘Bedrijven hoeven alle aparte informatie niet meer bij elkaar te zoeken om een order compleet te maken. Dat scheelt tijd en daarmee kosten.’

Minder werk en kosten besparen

Een opdrachtbon, rittenstaat en geleidebiljet. Chauffeurs die met papier rijden, krijgen dagelijks meerdere geprinte documenten van kantoor mee. Of de planner geeft mondeling een opdracht door die chauffeurs in een bonnenboek schrijven. Op de rittenstaat houdt hij bij wat hij die dag heeft gedaan. Orders die tussendoor komen geeft kantoor per telefoon door. Kortom: veel papierwerk en een hoop over-en-weer gepraat over de voortgang van orders of als er een opdracht tussendoor komt, zegt Dusée. Hoe anders is dat voor bedrijven die helemaal papierloos rijden. ‘Per order worden alle gegevens digitaal uitgewisseld. Dat gaat snel en gegevens komen automatisch op de goede plek in het systeem. Zonder dat daar de chauffeur of planner aan te pas komt. Behalve dat daardoor de foutkans kleiner is, scheelt dat veel uitzoekwerk. Per saldo hoeft er daardoor minder werk te worden gedaan en besparen bedrijven op kosten.’

Gegevens automatisch uitwisselen

Gegevens van een order, het gewicht of een handtekening, Bij digitaal rijden, wordt alle informatie die bij een order hoort automatisch uitgewisseld tussen de backoffice en het mobiele apparaat in de wagen. Dat kan een tablet zijn of een boordcomputer. Data wordt meestal als een bericht over-en-weer verstuurd. Nadat de planner een order aan een wagen heeft toegewezen, krijgt de chauffeur alle gegevens per order binnen, zoals GPS-coordinatie van de standplaats, aard van de opdracht of type container. Tegelijkertijd wordt de EBA meegestuurd. Dit elektronische geleidebiljet afval bevat alle gegevens die op het papieren geleidebiljet staan. Als een chauffeur een order gereed meldt, gaan gegevens ook weer automatisch naar de backoffice, zoals het gewicht, containernummer of een digitale handtekening. Bedrijven die met een boordcomputer rijden wisselen automatisch ook wagengegevens uit, zoals kilometerstand, brandstofverbruik en urenregistratie.

Op een papieren geleidebiljet wordt vaak door de ontvanger een handtekening gezet. Dat is niet verplicht voor de EBA, het elektronische geleidebiljet afval. Het kan wel. Weten hoe dat werkt? Lees dan de post op het PieterBas-blog: handtekening niet verplicht op digitale begeleidingsbrief (maar kan wel).

Facturen eerder betaald

Het snel uitwisselen van correcte gegevens is voor elke afvalinzamelaar of -verwerker essentieel, benadrukt Dusée. ‘Bijvoorbeeld om aan het LMA te melden. Maar de directie heeft deze informatie ook nodig om bedrijfsprocessen bij te sturen. Tijd per order of route, aantal ingezette auto’s en brandstofverbruik zijn bijvoorbeeld randvoorwaarden om het rendement van ritten te kunnen bepalen: welke werkzaamheden heeft een bedrijf in een maand voor een klant uitgevoerd en welke omzet heeft dat opgeleverd? Om te factureren hebben bedrijven ook gegevens nodig, zoals gewicht, soort product, klant, uren en kilometers. Behalve dat gegevens door ze digitaal uit te wisselen altijd correct en up-to-date zijn, staan ze ook gelijk klaar om te factureren. Omdat nota’s daardoor eerder de deur uit kunnen, worden ze sneller betaald. Per saldo heeft dat een positief effect op de cashflow van bedrijven. Daarom is ook dat een belangrijk voordeel van digitale gegevensuitwisseling.’

Voordelen gegevens digitaal uitwisselen backoffice en chauffeur:

  • Informatie direct en razendsnel uitgewisseld
  • Kleinere foutkans
  • Gegevens niet meer extra overkloppen
  • Informatie komt gelijk op de goede plek in het ICT-systeem
  • Alle gegevens direct gekoppeld aan juiste order (handtekening, foto, etc.)
  • Minder handling op kantoor doordat uitzoekwerk verdwijnt, zoals het samenvoegen van de weeg- en opdrachtenbon
  • Papierloos rijden spaart bomen en vermindert transportkilometers en CO2-uitstoot

Meer weten?

Lees dan een handtekening op het digitale geleidebiljet? of bekijk de video hieronder.Of neem contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820, e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook  en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *