Digitaal factureren scheelt werk en papier en daardoor kosten

Digitaal factureren kosten besparen e-factuur UBL-factuur digitaal factureren PieterBas Automatisering

Sneller en makkelijker werken. Dit is een van de voordelen van digitaal factureren. De handling op kantoor, en de portokosten nemen zienderogen af waardoor bedrijven kosten besparen. Bovendien betalen klanten eerder omdat ze de factuur direct krijgen als het factuurbedrag is berekend. Per saldo heeft dat een positief effect op de cashflow. Pluspunt van digitaal factureren is ook dat de foutkans afneemt. Daarnaast kan er een directe koppeling worden gemaakt met het financiële pakket. Bovendien wordt het milieu ontzien omdat er minder bomen sneuvelen voor de papierproductie en de CO2-uitstoot vermindert. Mede daardoor draagt digitaal factureren tegelijkertijd bij aan de duurzaamheidsdoelen van bedrijven.

Wilt u weten waarom bedrijven kiezen voor digitaal factureren? Bekijk dan hier de video: digitaal factureren – klanten aan het woord.

Order automatisch compleet gemaakt

Corinne is al weer een tijdje druk met de facturen. Daarvoor moet ze de bonnen verwerken die alle chauffeurs aan het einde van elke dag op kantoor afgeven. Om zeker te weten dat elke factuur correct is maakt ze daarna proeffacturen die zich gaandeweg op haar bureau opstapelen. Als laatste print Corinne de definitieve facturen en voegt ze de opdrachtbonnen, geleidebiljetten en andere bijlagen toe. Pas daarna kunnen de facturen op de bus. Hoe anders is dat voor collega’s bij bedrijven die volledig digitaal werken. Orders die door de chauffeur zijn afgehandeld, worden automatisch klaargezet voor controle op de administratie. Eventueel wordt een order eerst compleet gemaakt met extra kosten die moeten worden gefactureerd, zoals wachttijden.

Digitale factuur met een druk op de knop verstuurd

Daarna worden de factuurregels berekend. Bij twijfel kan de administratie ‘inzoomen’ op de onderliggende prijsafspraken of op de (weeg)bonnen. Een fout is zo snel gevonden en hersteld. Handige controle-scripts maken het mogelijk grote aantallen orders snel en adequaat te controleren. Hierna kan de factuur worden verstuurd en de export naar het financiële pakket plaatsvinden. Met een druk-op-de-knop krijgen alle klanten die hiervoor in aanmerking komen daarna een digitale factuur in hun mailbox. Het meesturen van bijlagen is niet meer nodig omdat deze klanten in het voorgaande proces alle documenten al automatisch toegestuurd hebben gekregen.

Digitale en papieren factuur gelijkgesteld

Voor de Belastingdienst zijn de papieren en digitale factuur gelijk. Er worden geen extra eisen gesteld aan digitale facturen. Die moeten wel voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen. Zo moeten op de digitale factuur bijvoorbeeld de wettelijk verplichte gegevens staan, zoals bedrijfsnaam, Kamer van Koophandel- en BTW-nummer. Een bedrijf mag zelf weten of facturen digitaal of op papier worden verstuurd. De klant moet wel akkoord gaan met het ontvangen van een e-factuur. Een andere voorwaarde voor digitaal factureren is dat de opgeslagen factuurgegevens makkelijk intern kunnen worden opgevraagd. Zo moeten ze binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld kunnen worden aan de Belastinginspecteur.

Makkelijk beginnen met digitaal factureren

Hoe bedrijven factureren is aan hen. Dat kan als PDF of via de UBL-standaard. Daarbij worden digitale facturen ingelezen in het ICT-systeem van de klant en automatisch geboekt. Bij UBL-facturen is de kwaliteit van de informatie-uitwisseling met de leverancier beter. Daardoor is er minder kans op (invoer)fouten en gaat de factuurverwerking sneller en wordt de factuur eerder behandeld, en betaald. Beginnen met digitaal factureren is niet moeilijk. Met een scan van het briefpapier en het e-mail-adres van één enthousiaste klant is een bedrijf al up-and-running. Het volstaat om een ‘vinkje’ bij de betreffende debiteur aan te zetten. Die krijgt in het vervolg dan de factuur en de bijlage(n) digitaal op het opgegeven e-mailadres.

Service aan klant vergroten

Zijn er in de loop van de tijd meer klanten die de factuur digitaal willen ontvangen? Dat kan door de naam aan te vinken en het e-mailadres bij iedere klant toe te voegen. Daarna wordt de eerst volgende factuur digitaal verzonden. Aan het facturatieproces verandert niets. Het is ook heel gemakkelijk om een factuur nog een keer te versturen als een klant daarom vraagt. Na het opzoeken van de factuur wordt met één muisklik de factuur nogmaals verzonden. Ook is een gemixte factuurrun mogelijk waarbij digitaal factureren en het per post verzenden van facturen naast elkaar bestaan. Ook kan een klant de factuur zowel per e-mail als post ontvangen. Het systeem regelt automatisch het verzenden van een gepersonaliseerde e-mail en/of afdrukken van de factuur. De handling neemt hierdoor af: de factuur in de enveloppe stoppen, het plakken van de postzegel en het posten van de brief komen allemaal te vervallen.

Voordelen digitaal factureren:

  • Minder, of geen, portokosten
  • Makkelijk en sneller en zo tijd en kosten besparen
  • Papieren en digitale factuur zijn gelijk gesteld
  • Meer controlemogelijkheden en daardoor minder kans op fouten
  • Minder handling en archiveren
  • Digitaal factureren is beter voor het milieu
  • Klantgericht: papieren en digitale factuur in een run combineren

Meer weten?

Lees dan de post op het PieterBas-blog over de 7 zeven voordelen van digitaal factureren. Of neemt contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook  en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *