De 7 voordelen van digitaal factureren

Makkelijker, minder werk, milieuvriendelijk, goedkoper en ook nog eens eerder betaald krijgen. Het digitaal versturen van facturen biedt bedrijven in de Nederlandse afvalindustrie een serie aan voordelen. Het PieterBas-blog zet de belangrijkste onder elkaar.

1: digitaal factureren is makkelijk en sneller

Bedrijven kunnen facturen digitaal als Word-bestand of als pdf versturen. Bij geïntegreerde elektronische facturatie worden factureren automatisch ingelezen en verwerkt door het facturatiesysteem van de ontvanger. Verwerking en betaling van digitale facturen gaat sneller dan bij papieren facturen. Een factuur hoeft niet meer te worden geprint en verzonden per post. Digitale facturen worden sneller ontvangen door de juiste persoon en daardoor vaak ook sneller betaald.

2: de papieren en digitale factuur zijn gelijk gesteld

De overheid heeft de regels voor elektronische en papieren facturen gelijk getrokken. Daarom is een elektronische handtekening niet meer verplicht. Ook stelt de Belastingdienst geen extra eisen meer aan digitale facturen. Wel moeten opgeslagen factuurgegevens binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld kunnen worden aan de inspecteur. Een bedrijf mag zelf weten of facturen digitaal of op papier worden verstuurd. De digitale factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als de papieren factuur. Ook moet de authenticiteit  van een  digitale factuur zijn gewaarborgd. Dat kan met een geavanceerde elektronische handtekening of verzending via een beveiligd EDI-systeem (Electronic Data Interchange).

Lees ook:
Digitaal factureren: het wettelijke kader

3: digitaal factureren is goedkoper

Digitaal factureren levert direct een besparingen omdat er geen papier meer nodig is, de porto vervalt en er geen postverwerking meer is. Een digitale nota is ook goedkoper omdat de handling sterk afneemt; een e-factuur hoeft niet meer apart administratief te worden verwerkt en gearchiveerd. De besparing is het grootst wanneer ontvangen facturen automatisch worden ingelezen op basis van de open standaard UBL (Universal Business Language). Dat scheelt tijd en geld omdat er minder werkt hoeft te worden gedaan, zoals facturen opnieuw inkloppen, opzoeken, controleren en accoorderen. Het voorbeeld van Roele De Vries wijst uit dat digitaal factureren grofweg zo’n 18.000 euro per jaar oplevert. Dat is exclusief de handelings- en inpakkosten, blijkt uit een toelichting van Maikel De Vries.

Lees ook:
Besparen met digitaal factureren: de rekensom

4: minder kans op fouten, meer controle

Bij digitaal factureren worden minder stappen doorlopen waardoor de foutkans kleiner is. Denk aan verkeerde adressering, kwijtraken van een factuur en te late of foutieve verwerking. Ook is de controle bij digitaal factureren groter. Het systeem houdt precies bij wanneer een factuur is verstuurd, hoeveel dagen een factuur al uitstaat en na hoeveel dagen een klant betaalt. Ook is er inzicht in het totaalbedrag aan uitstaande facturen en is een digitale factuur veiliger, om drie redenen: de kans op onechte facturen neemt af door gebruik van een beveiligde omgeving, de factuur staat op een beveiligde plek en er is de garantie dat de factuur aankomt.

5: minder handling en archiveren

Door digitaal factureren neem de handling af: de factuur in de enveloppe stoppen, het plakken van de postzegel en het posten van de brief komen allemaal te vervallen. Ook gaat het verwerken van de binnenkomende facturen sneller; de handmatige controle en administratieve verwerking is niet meer nodig. Het archiveren kan automatisch; ruimtevretende archiefkasten worden daarmee overbodig.

6: digitaal factureren is beter voor het milieu

Door digitaal te factureren kan de mes in de papierberg. Dat scheelt bomen. Als alle bedrijven in Europa elektronisch zouden factureren, spaart dat zo’n veertigduizend voetbalvelden aan bos. Ook daalt door digitaal facturen de CO2-uitstoot omdat het aantal transportkilometers afneemt.

7: papieren en digitale factuur combineren

Beginnen met digitaal factureren is heel makkelijk. Met een digitale scan van het briefpapier en het e-mail-adres van één enthousiaste klant is een bedrijf al up-and-running. Als de facturen gemaakt zijn, kunnen ze met één druk op de knop tegelijk verstuurd worden. Ook is een zogeheten gemixte factuurrun mogelijk. Digitaal factureren en het per post verzenden van facturen kan daardoor naast elkaar bestaan. Ook kan een factuur per e-mail en post worden verstuurd.

Wilt u meer weten over digitaal factureren en de mogelijkheden die de PieterBas-software biedt? Neem dan contact op met Bart Punselie. Bart is bereikbaar op telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl