Bianca Verbiesen: ‘zo veel makkelijker werken met AFAS’

Makkelijker en sneller werken waardoor er ook nog eens minder fouten worden gemaakt. Dat vindt managementassistent Bianca Verbiesen van PieterBas Automatisering een van de voordelen van AFAS-software. ‘We gebruiken AFAS een aantal maanden en zien nu al dat het werken er voor ons makkelijker op is geworden.’

Digitale factureren makkelijk verwerken

Inkoop- en verkoopfacturen boeken, het registreren van uren en het automatisch incasseren van de bedragen voor de PieterBas-abonnementen. Het bedrijf, gespecialiseerd in standaard afvalsoftware, gebruikt AFAS voor een serie aan administratieve handelingen.  Factureren die digitaal binnenkomen kunnen heel makkelijk worden ingeboekt, vertelt Bianca. ‘We hoeven er alleen een inkoopnummer aan toe te kennen. Daarna wordt de factuur automatisch verwerkt. Eventuele bijlagen worden automatisch ingelezen en bij de factuur gevoegd. Daarmee is dit deel van de administratie helemaal gedigitaliseerd, inclusief het archiveren. Ook dat scheelt weer tijd omdat we nu niet meer in ordners hoeven te zoeken, maar het heel snel in het systeem kunnen vinden.’

>> Foto: Bianca gebruikt AFAS voor een scala aan administratieve werkzaamheden.

All-in abonnement eenvoudig factureren

Maar Bianca ziet vooral voordelen van AFAS bij het aanmaken en automatisch incasseren van de facturen voor de PieterBas-abonnementen. ‘Bij het aanmaken van de factuur geven we in AFAS direct aan dat het om een automatische incasso gaat’, legt ze uit. ‘Het systeem maakt dan een incassolijst aan waar alles automatisch op wordt ingevuld, zoals naam van het bedrijf, rekeningnummer en het factuurnummer. Als de facturen per post of mail zijn verstuurd, importeren we dit bestand via internetbankieren. Met één bankopdracht wordt daarna in één keer de opdracht gegeven alle facturen van de lijst automatisch te incasseren. Dat is niet alleen een stuk makkelijker, maar scheelt ook werk; voordat we AFAS gebruikten moest ik dat per factuur handmatig doen. Bovendien is met deze manier van werken de kans op het maken van fouten minder groot.’

Efficiënte workflow

Ook de workflow is zo veel makkelijker geworden, zegt Bianca. ‘De medewerker die de inkoop heeft gedaan, krijgt automatisch de factuur binnen in AFAS Insite. Daar kan de betreffende medewerker de factuur accorderen waarna de nota betaalbaar word gesteld.’ Dat is een heel verschil, zegt ze. In de oude situatie moesten de papieren facturen in zwarte mappen op de bureau’s van de managers worden gelegd. Die tekenden de nota’s af waarna ze deze weer naar de administratie stuurden.’

Salarisregels automatisch inlezen

Handig vindt ze ook dat in AFAS elke maand ook de BTW-aangifte klaar staat. ‘Voorheen deed ik dat zelf, nu is het alleen nog een kwestie van controleren en de aangifte indienen.’ Voor de nabije toekomst heeft ze ook nog het plan om AFAS voor de salarisadministratie te gaan gebruiken. ‘Van een extern bedrijf ontvang ik elke maand de salarisstroken met daarbij de loonjournaalpost Die boek ik nu regel voor regel met de hand in. Met AFAS worden de regels dadelijk automatisch ingelezen. Dat is een stuk makkelijker. Bovendien wordt de invoer automatisch gecheckt waardoor de foutkans nihil is geworden. Met name in die combinatie van makkelijker werken en minder fouten zit voor mij het voordeel van de AFAS-software.’

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden die de standaard afvalsoftware van PieterBas biedt? Neem dan contact op met Bart Punselie. Hij kan u er alles over vertellen. Bart is bereikbaar via telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *