Afvalprocessen monitoren en bijsturen op basis van managementrapportages

Managementrapportages Business Intelligence BI datacloud PieterBas Automatisering

Informatie en cijfers genereren om op basis daarvan bedrijfsprocessen te monitoren en waar nodig bij te sturen. Dat kan met managementrapportages. Die zijn met name interessant voor inzamelaars en verwerkers van bedrijfsafval, zegt senior consultant Raymond Huisinga van het in standaard afvalsoftware gespecialiseerde PieterBas Automatisering. ‘En dan vooral voor het management en de directie of administratieve afdelingen die aan hen rapporteren.’ De PieterBas-software biedt meerdere mogelijkheden om rapportages te ‘draaien’. Aan het PieterBas-blog legt hij uit hoe dat in z’n werk gaat.

Welke rapportages kan je met PieterBas draaien?

‘Dat zijn er meerdere, zoals operationele rapporten. Voorbeelden daarvan zijn route- of rittenlijsten, opdrachtenformulieren, formulieren voor het uitbesteden van opdrachten en rapportages voor het management. Wat daarin moet staan, bepaalt het bedrijf zelf. In de Pieterbas-software kunnen meerdere mogelijkheden worden aangevinkt. Denk aan de hoeveelheid afval die in een maand is ingezameld, het aantal containers dat daarvoor is gebruikt en wat dat aan omzet opleverde. Er zijn ook andere mogelijkheden, bijvoorbeeld een rapportage die inzicht geeft in de hoeveelheid B-hout die voor een klant is ingezameld en de daarbij behorende omzet. Ik zie in de praktijk nog wel eens dat medewerkers van afvalbedrijven deze informatie in PieterBas opvragen als ze overleg hebben met een klant. Een overzicht kan worden geprint of geëxporteerd naar een excel-bestand. Dat heeft als voordeel dat die informatie kan worden bewerkt of omgezet naar tabellen.  Bedrijven gebruiken deze mogelijkheid ook om een overzicht van de orders te maken. Dat is heel praktisch omdat daarin specifieke velden kunnen worden aangegeven om te controleren.’

Hoe vaak worden er gemiddeld managementrapportages gedraaid?

‘Dat is afhankelijk van de afvalinzamelaar of -verwerker die met de PieterBas-software werkt. Er zijn bedrijven die dat elke week of elke maand doen. Ze ‘draaien’ bijvoorbeeld overzichten van bepaalde bedrijfsonderdelen of van klanten. Denk aan de totale hoeveelheid ingezameld gemengd puin en de daarmee behaalde omzet of wat meerdere klanten over een bepaalde periode hebben gedaan. Per klant of groep kan dan een specifiek overzicht worden gegenereerd, afgestemd op de specifieke situatie en vragen die er zijn.’

Gebruiken veel klanten deze mogelijkheid van de PieterBas-software?

‘Ja, het draaien van rapportages en overzicht zit standaard in de afvalsoftware. Omdat het heel gebruiksvriendelijk is, werken er veel bedrijven mee. In de software zitten standaard selecties om een rapport te maken, zoals een periode, klant of product. Dat werkt heel eenvoudig en heeft bovendien als voordeel dat niet elke keer opnieuw alle gegevens voor het rapport moeten werden aangevinkt. Een bedrijf kan daardoor heel makkelijk steeds een nieuw een rapport maken.’

Waarom is het voor bedrijven belangrijk?

‘Het belangrijkste is dat ze cijfers en informatie kunnen produceren. Ze hoeven niet langer op hun gevoel af te gaan, maar beschikken over feitelijke gegevens. Dat is nodig om beslissingen te nemen. Er kan wel veel voorraad op een terrein liggen, maar dat zegt niets over wat het bedrijf er mee verdiend. Daarom zijn er cijfers nodig om op basis daarvan processen te monitoren en waar nodig bij te sturen. In het voorbeeld van de voorraad kan het bedrijf beslissen om bijvoorbeeld de prijs aan te passen of het betreffende product uit te faseren. Door die cijfers heb je niet alleen zicht op bestaande voorraden, maar ook op wat er binnenkomt en uitgaat. De markt voor B-hout is bijvoorbeeld regelmatig in beweging. Met andere woorden door een toenemende vraag, kan de prijs stijgen. Als het een bedrijf dan aan inzicht ontbreekt, zou een klant te weinig kunnen betalen. Dan ligt een prijsaanpassing voor de hand. Dat kan alleen op basis van cijfers en die heb je als je managementrapportages draait.’

Wat zijn voorwaarden om managementrapportagesrapportages te draaien?

‘Daarvoor is de PieterBas-software nodig. Zowel met PB4All en PB-Transport Express als met alle andere pakketten kunnen standaard overzichten en excel-bestanden worden gegenereerd. Bedrijven die managementrapportages willen maken, hebben daarvoor ook de Datacloud nodig. Dat is een aparte database voor rapportages die dagelijks wordt ‘gevoed’ met data uit alle afvalprocessen. Dat biedt bedrijven de mogelijkheid voor business intelligence. Dit zogeheten BI verzamelt vanuit meerdere softwarepakketten gegevens en interpreteert die in onderlinge samenhang met elkaar. De gegevens vanuit de verschillende systemen worden overzichtelijk –  in de vorm van tabellen en grafieken – op een dashboard getoond. De directie of salesafdeling hebben daardoor in één oogopslag zicht op alle klanten: wat hebben ze in een periode gedaan, wat zijn de best renderende fracties en hoe vertaalt zich dat in omzet? BI bewijst zich vooral voor bedrijven, zoals de Baetsen Groep, die willen sturen op rendement. Dat kan alleen met PB4All, maar heeft wel als voordeel dat BI geen impact heeft op de performance van de productieomgeving.’

Meer weten?

Wilt u meer weten over het ‘draaien’ van rapportages of business intelligence? Neem dan contact op met Bart Punselie, telefoon: (024) 3585820 of e-mail: bpunselie@pieterbas.nl 

Of volg PieterBas op TwitterLinkedIn of Facebook en blijft op de hoogte van alle ontwikkelingen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *